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Páginas: 6 (1479 palabras) Publicado: 17 de junio de 2014
A continuación se presenta la guía, que permite iniciar adecuadamente la implementación del proceso de compras de bienes y servicios, en línea con las características del módulo MM de SAP en una empresa:












La guía que se propone permitirá realizar los pasos necesarios para implementar el modulo MM de SAP, minimizando los riesgos que se crean ante el ambiente deincertidumbre al adoptar nuevas actividades para realizar el proceso de gestión de compras alineado con los requerimientos de un nuevo sistema de información.
1. Redefinir la estructura del Departamento de Logística
El primer punto consiste en redefinir la estructura del nuevo Departamento de Logística. Si una compañía toma la decisión de realizar el cambio de su sistema de información, entonces necesitaadoptar una determinada estructura organizacional e implementar nuevos procesos para que el cambio sea efectivo.

2. Determinar estrategias de autorización de compras en SAP
El segundo punto consiste en determinar los controles o estrategias de autorización de las solicitudes de pedido para los diferentes usuarios en SAP. Es indispensable definir quiénes van a realizar las autorizaciones de lassolicitudes generadas por los usuarios, para esto se propone un flujo de decisiones que involucra a los diferentes actores del proceso de compras. En esta propuesta, los controles para las autorizaciones de los requerimientos son más dinámicos y las personas involucradas cuentan con una información más confiable para analizar las solicitudes de compras realizadas por los usuarios.

3. Creaciónde grupos de compras en SAP
El tercer punto es la creación de varios grupos de compras en SAP de acuerdo a los materiales o servicios que cada área requiere para su óptimo funcionamiento. El grupo de compras es un conjunto de grupos de bienes y servicios afines que son asignados a un Ejecutivo de compras.
Los grupos de compras tienen como finalidad, permitir que cuando se realice la solicitud deun bien o servicio en el SAP, el sistema automáticamente asigne la solicitud al Ejecutivo de Compras responsable por el grupo, de esta manera se minimiza el riesgo de tener una solicitud de pedido de un bien o un servicio que no sea atendida oportunamente por el Departamento de Logística.

5. Actualizar y relacionar las bases de datos en SAP.

La actualización de las bases de datos es unfactor crítico para el buen funcionamiento del proceso de compras en SAP. Es necesario determinar la asignación de los materiales o servicios en cada grupo de compras y analizar los requerimientos de cada área, agrupando los códigos por tipo y proveedor para relacionarlos a cada grupo de compras y, al mismo tiempo, actualizar y depurar la base de datos de bienes, servicios y proveedores que tiene SAP.Para esto se recomienda tomar los movimientos de cada código de material, servicio o proveedor de los últimos 18 a 24 meses e inactivar en el sistema los que no presentaron movimiento en este periodo. Este análisis busca reducir los 19.000 códigos de materiales y servicios y los 2.300 proveedores que se tienen aproximadamente activos en SAP.
El objetivo principal de esta vinculación es permitirque SAP pueda realizar peticiones de oferta a los proveedores automáticamente vía email para todas las solicitudes de pedido que hayan pasado el procedimiento de autorización. El Ejecutivo de Compras -al ingresar a SAP- en su grupo de compras, podrá generar una petición de oferta para cada material o servicio de las solicitudes de pedido. SAP enviará automáticamente un email a todos losproveedores que hayan sido relacionados previamente. El email llevará adjunto un archivo de MS Excel con toda la información necesaria para que el proveedor envíe su oferta. Únicamente podrá diligenciar en el archivo, los campos de precio, moneda y tiempo de entrega.
La formalidad de la gestión de compras es indispensable para dar transparencia al proceso. Una forma de garantizar esta formalidad es...
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