Documentacion organizacional

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DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL – GTC 185

1. ¿Qué documentos comerciales se elaboran en una empresa?

Cartas, memorandos, actas, informe, constancias, circulares internos y externos, factura, cheque, nota debito, nota crédito, nota de pedido o de compra, nota de ventas, remito o remisión, recibos, pagaré, contrato de arrendamiento de local comercial, resumen de cuenta, comprobante de egreso,comprobante de ingreso, letra de cambio, la libranza, tarjeta kardex, cotización, factura cambiaria, resumen de cuenta, ticket, hoja de vida, comprobante de diario, nota de contabilidad, orden de compra, control de existencias, cuenta cobro, sobre de pago, nomina para pago de sueldos, recibo de consignación, entada de almacén, reembolso de caja menor, hoja de inventario.

2. ¿Qué característicasgenerales se tienen en cuenta para elaborar documentos comerciales?

Las características que deben tener los documentos comerciales son: claridad, brevedad, concisas, concretas, cordialidad, coherentes, veracidad, integridad.

3. Defina cinco documentos comerciales sin incluir la carta.

Factura: Es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada yconcluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.
Recibos: El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Nota de ventas: Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido alcomprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Memorando: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.
Informe: El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente,requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.

4. ¿Qué papel cumple la correcta ortografía en la documentación comercial?

El papel que cumple es estético y una buena presentación, ya que establece cómo podemos escribir un documento comercial, donde van ubicadas las tildes, las comas, los puntos, cuando debo comenzar conmayúsculas, entre otros, para que no afecte el texto a la hora de ser comprendido.

5. Cuáles son los saludos que prefiere en las cartas:

* Estimado (a)
* Apreciado (a)
* Cordial saludo
* Distinguido (a)
* Respetado (a)

(Señor, Señora, Licenciado, Ingeniero Arquitecto, Doctor etc.)

6. Cuáles son los tipos de despedidas en las cartas y defínalos.

Corta: Son palabrasterminadas en mente, ejemplo: atentamente, cordialmente, etc.

Larga: Son frases concretas y claras terminadas en un punto, ejemplo: esperamos su respuesta.

7. Escriba 5 ejemplos de saludos como parte inicial del texto de la carta:

Respetada señora María Ángela:

Respetado señor Vergara:

Apreciado señor Cardona:

Distinguida señora Juana:

Cordial saludo Doctora Margarita:

8. 5ejemplos de despedidas largas.

Esperamos su respuesta.

Seguros de su atención.

Agradecidos de su apoyo.

Esperamos su participación.

Agradecemos su gentil colaboración.

Esperamos tener el placer de atenderles nuevamente.

9. Defina concretamente la carta comercial.

Es una comunicación que tiene carácter documental que utilizan las empresas para ponerse en contacto con losclientes, proveedores, entidades, etc.  esta ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.

10. ¿Cuáles son los elementos de la carta comercial? Defina cada uno.

La carta comercial está compuesta por 14 elementos los cuales son:

1. Membrete: Es el...
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