DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Concepto:
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionadaactividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Funciones:
Son dos las funcionesprimordiales que cumplen los documentos administrativos:

◾Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Segarantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

◾Función decomunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la organizaciónadministrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

Características:

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que undocumento pueda ser calificado como documento administrativo.
◾Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto algunocomo son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
◾Son emitidos por un órganoadministrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.
◾Un documento es válido cuando suemisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.



Entre esta categoría están:

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