Documentos contables

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SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
 
1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
 
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza conun débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
 
1.2. RECIBO DE CONSIGNACION 
 
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientespara que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
 
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.  
 
Los soportes de contabilidadse elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
 
1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS
 
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solouna; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

1.4 FACTURA DE VENTA 

1.4.1. Concepto
 
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causeny las condiciones de pago.
 
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

1.4.2. Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientesrequisitos:
 
♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).
 
♦ Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
 
♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).
 
♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
 
♦ Fecha de expedición.
 
♦ Descripción específica o genérica de losartículos vendidos o servicios prestados.
♦ Valor total de la operación
 
♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
♦ Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
   
1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:
 
♦ Los tiquetes de maquinas registradoras
 
♦ Las boletas de ingreso aespectáculos públicos
 
♦ Los tiquetes de transporte.
 
♦ Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno
 
♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago
 
♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuosde inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.
 
♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro
 
1.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran...
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