Documentos electronicos de archivo

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1. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO?
es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
Son unidades estructuradas de información registrada,publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”.

2. ARCHIVO ELECTRÓNICO:

Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión

Es elsistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleadosde la Administración como de los interesados en el procedimiento.

Base de Datos:  Sistema que almacena datos que en conjunto se convierte en información.
 
Base de Datos (Data Base): Colección de datos interrelacionados con una estructura lógica. Conjunto de datos estructurados para permitir su almacenamiento consulta y actualización en un sistema informático computarizado

3.DIFERENCIAS ENTRE UN ARCHIVO ELECTRÓNICO FRENTE A UN ARCHIVO FÍSICO.

Documento electrónico es el que es susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un ordenador, y define como características que lo distingue de los documentos tradicionales las siguientes:
• El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un aparato lector adecuado, mientras que losdocumentos tradicionales pueden ser leídos directamente por el ojo humano.
• El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el que se registró originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología. La ventaja es que la información no tiene por qué variar, y el inconveniente es que puede dar lugar amanipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su fiabilidad, características fundamentales en la documentación de archivo.
• La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lógica que permite identificarcada documento y representar los elementos de su estructura interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla del usuario.
• La identificación de los documentos electrónicos se hace más complicada cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo, reconoceremos fácilmenteuna carta, un informe, un contrato, pero no quedará muy claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de cálculo, sistemas multimedia...
• La preservación de estos nuevos documentos también difiere, ya que el tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico varía entre cinco y treinta años, según qué soporte sea. A esto se suma la rapidez con que se vuelvenobsoletos los sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer de unos soportes a otros para poder seguir accediendo a la información. Por tanto, el modo de preservar estos documentos conlleva la copia constante de unos sistemas a otros
4. CREES QUE EL CAMBIO DE FORMATO DE PAPEL A FORMATO ELECTRONICO SUPONE UN CAMBIO EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ¿

Los nuevos soportes llegan...
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