DOCUMENTOS MAS UTILIZADOS EN EL AREA COMERCIAL

DOCUMENTOS MAS UTILIZADOS EN EL AREA COMERCIAL
Los documentos que trataremos a continuaci�n surgen como soporte de las operaciones comerciales de una entidad natural o jur�dica. En base a ellos se lleva a cabo el registro contable en las organizaciones. Son formatos impresos, cuyo trabajo mecanogr�fico se caracteriza por cumplir con las siguientes normas:

1. No deben contener: borrones,enmiendas, tachaduras, errores t�cnicos, contables o de Digitaci�n.
2. Se debe respetar la l�nea sobre la cual se escribe.
3. Los datos deben ir alineados dentro de cada columna.
4. La descripci�n de los art�culos debe hacerse en singular.
5. Inmediatamente despu�s del total se traza doble l�nea, a fin de cerrar el documento.
6. En el cheque y la letra de cambio los espacios en blanco debenllenarse con una l�nea, con el fin de evitar adulteraciones.

a. La consulta: cuando en una empresa o instituci�n se detecta la necesidad de adquirir art�culos o mercader�as deber� efectuar consultas acerca de �stas y precio que requiere. La consulta puede realizarse de las siguientes formas;

- Por tel�fono: para solicitar cotizaci�n de las mercader�as.
- Por carta: Esta forma de consulta tienela ventaja de establecer una relaci�n con el cliente.

b. La cotizaci�n: es la respuesta a las consultas y dentro de ella se debe dar contestaci�n a todas las preguntas hechas por el consultante. La cotizaci�n se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general deber� contener los siguientes datos

- Descripci�n detallada del grado de los productos en cuanto a la calidad y cantidad.- Detallar la fecha de despacho.
- Fijaci�n exacta del precio.
- Vigencia de la cotizaci�n.

c. El pedido: Cuando la empresa est� de acuerdo con la cotizaci�n recibida, procede a efectuar el pedido. Este puede realizarse de las siguientes formas:

- Por tel�fono: Para confirmar la llamada telef�nica, ser� conveniente enviar una carta o fax.
- Mediante impreso: Los impresos deben contenertodos los datos necesarios para facilitar al m�ximo las relaciones de compraventa. En general deben contener los siguientes datos:
 Membrete del comprador.
 N� de orden de compra.
 Fecha de expedici�n.
 Direcci�n donde debe entregarse la mercader�a.
 Relaci�n de los art�culos solicitados.
 Precios unitarios y valores parciales y totales.
 Condiciones y forma de pago.
Condiciones especiales.

Nota: El pedido tambi�n puede llamarse Orden de Compra.

d. Gu�a de Despacho: es el documento que acompa�a la entrega de la mercader�a. La gu�a se confecciona el triplicado, y su destino es el siguiente:

- Duplicado queda en poder del emisor.
- El original queda en poder del comprador.
- El triplicado es enviado al comprador y deber� devolverlo firmado despu�s e estarconformes con lo pedido.

A continuaci�n encontrar�s tres modelos de formularios: el primero corresponde a una cotizaci�n, el segundo a una orden de compra, y el tercero a una gu�a de despacho.

COTIZACI�N

ORDEN DE COMPRAS

GUIA DE DESPACHO


FACTURA

La factura es un documento que acredita legalmente una operaci�n de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los art�culos queel proveedor env�a al comerciante o, en su caso, los que el comerciante entrega al cliente.

Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en la gu�a de despacho.

La obligaci�n de expedir y entregar facturas est� regulada de forma rigurosa, por lo que procede un estudio pormenorizado de las mismas.

Formas de las Facturas.

Las facturas se han de complementar enimpresos que cumplen los requisitos exigidos en el art�culo 52 del D.L. N� 825, de 1974, y en el texto de la resoluci�n N� Ex. 1661 de 1985 del S.I.I., publicada en el Diario Oficial del 09-07-85.

Deber�n expedir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realizan, incluso por las exportaciones, debiendo conservar copia de las mismas. Toda factura debe emitirse en...