Documentos mercantiles

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Documentos Mercantiles:

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Introducción
Documentos Mercantiles
Clasificación de los documentos
Introducción
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por laconstancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocioscualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresarequieren la emisión yrecepción de documentos de diversas índole.
Documentos Mercantiles:
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el clienteque ha hecho una compra al contado, obien un complicado contratode muchas páginas relativo al arrendamientode una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentaciónmercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales,sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantilesse envían al Departamento de Contabilidaddonde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleode documentos. Sise trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la ventaen los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempocierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercadolocal, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dineroen pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja yluego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresasque intervienen en una transacción mercantil facilitan laconclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
Certificar lasanotaciones en los libros de contabilidad.
Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de lascaracterísticas legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:
" Las obligacionesmercantiles y su liberación se prueban" :
Con documentos públicos.
Con documentos privados.
Con facturas aceptadas....
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