Documentos mercantiles

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DOCUMENTOS MERCANTILES Y OBLIGACIONES FISCALES

Gestión administrativa : conjunto de actividades básicas para el buen funcionamiento de la empresa , esta dependerá del tamaño de la empresa, el mercado, el producto y el servicio . En empresas pequeñas lo hace todo la gestión administrativa (gestores o asesores técnicos), pero en una empresa grande lo hacen diversos departamentos (decompras, de contabilidad, de almacén comercial y otros...)

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA COMPRAVENTA

Departamento de gestión administrativa, emite o recibe, clasifica y archiva correctamente documentos de compra venta de mercadería, y pone a disposición de la empresa la información en forma clara, precisa, ordenada e inmediata que facilite la gestión y el desarrollo de su actividad. Losdocumentos mercantiles tienen valor jurídico por que, sirven de elemento comprobatorio en caso de conflicto con otra empresa o de juicio que la enfrente a un proveedor, cliente etc.

|1.-PEDIDO |

|2.-ENVIO Y ALBARAN |

|3.-FACTURA |

|4.- PAGO |

|5.- RECIBO |

Es necesario detallar los datos y las operaciones de cierta magnitud,realizando los pedidos por escrito y formalizando los comprobantes de la entrega y del pago.

LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

El proceso de compraventa requiere de diversos documentos mercantiles: el pedido, el albaran, la factura y el recibo. El diseño es libre, se pueden utilizar formatos estándar circulantes o creados por la empresa, según criterios o necesidades.

El pedido:
Documento de pedido:es un compromiso de compra. Causes: Fax, carta, viva voz, teléfono, correo electrónico etc., estos son acordados con anterioridad.
Por escrito se hacen duplicados, quedando una copia en poder del cliente, lo mas común es que el cliente solicite por teléfono un pedido y confirme por escrito.
El pedido también puede ser rellenado por parte de un representante según, las necesidades de la empresay enviara este documento a su empresa para que lo prepare y lo remita, en la fecha acordada.

Datos obligatorios, la información mínima que debe contener el albaran:
1. Membrete con los datos identificativos de la empresa compradora. Nombre o razón social, domicilio con código postal, teléfono, fax y/o correo electrónico, NIF o CIF, etc.

2. Datos identificativos de la empresavendedora.

3. Numero de pedido.

4. Lugar y fecha del pedido.

5. Descripción detallada de los artículos y sus precios.

6. Condiciones de sus formas de pago, forma de entrega, fecha de recepción y medios de transporte.

7. Otras condiciones como pago del seguro, embalaje, etc.

Recordar que es importante revisar el cálculo de artículos solicitados en el documento de pedidoantes de formalizarlo, porque el almacenamiento genera costes, recordando el depósito optimo.
El suministro del pedido podrá enviarse por medio de terceros cumpliendo el plazo de entrega ya que podrían producirse ciertos inconvenientes que afecten al cliente, que inclusive lleven a la perdida de cliente o juicio por incumplimiento de contrato.

**Firma desconocida…se recaba información acerca delnuevo cliente: solvencias, garantías personales, tipo de empresa, etc en definitiva, todas las precauciones oportunas con el fin de evitar riesgos.
Por precaución también aunque el técnico superior gestione el pedido de productos sanitario de uso cotidiano y reactivo, los pedidos de material más caro estará a cargo del jefe de servicio.

El alabaran:

Albaran o nota de entrega, acompaña a losartículos cuando estos se entregan.
2 finalidades: justificante de salidas del almacén y acredita que se ha entregado el pedido en las condiciones solicitadas. En caso de alguna inconformidad, se comunicara esta al transportista y este lo anotara y comunicara al proveedor.
Debe archivarse para cotejo posterior con la factura. Una vez cotejado se grapara detrás de la factura y se procederá a...
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