Documentos Mercantiles

03.01.- DOCUMENTOS MERCANTILES.
Son los documentos comerciales que merecen confianza, credibilidad. En lenguaje técnico mercantil es un modo especial para realizar una serie de operaciones comerciales. Estos pueden ser negociables y no negociables
Los comprobantes son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa.Los comprobantes más utilizados son:
• Comprobantes de ingreso.
• Comprobantes de egreso.
• Contratos.
• Cheques
• Facturas
• Letras de cambio
• Notas de débito
• Notas de crédito
• Pagarés
• Papeletas de deposito
• Planillas de aporte.
• Recibos
• Roles de pago
• Vales de caja, etc.
03.02. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES
La importancia de la documentación mercantiles tal que ha creado normas de carácter técnico y disposiciones legales para impresión archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío dedinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser l de reclamar al Departamento de compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
Los documentos mercantiles son de gran importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y validez a losregistros contables; los documentos comerciales son utilizados como referencia y como comprobantes en caso de un desacuerdo legal.
03.03. NORMAS PARA LA ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES
Se debe tomar en cuenta lo siguiente:
• Claridad en la escritura. Todo documento se redactara con sencillez para permitir la fácil lectura e interpretación de los términos y signos que en ellaaparezcan. También se hará constar la fecha. Nombre de los participantes, detalles de las operaciones, firmas, numero de cedula de identidad, o del Registro Único de contribuyentes (RUC) de los responsables. No se permiten errores, letras sobrepuestas, enmendaduras, ni agregado confusos; se debe usar tinta y hacer letra clara, los números deben ser perfectos para no dar lugar a dudas.
•Numeración. Todo documento debe numerarse previamente (numeración pre impresa) esta es una condición necesaria.
• Copias. Además del original que es para el cliente se debe agregar una o más copias, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Las copias generalmente se imprimen en diferentes colores y en ella se señala su destino y posterior archivo.
• Escritura de cantidades. Las cantidades totalesque se refieren al valor de los artículos que se deben escribir en números y letras.
• Subrayado. Los totales de las sumas en facturas, notas de débito, notas de crédito, papeletas de depósito, entre otros, deben subrayarse con dos líneas paralelas horizontales.
• Espacios en blanco. Los espacios en blanco que quedan después de la escritura de las cantidades, deben llenarse utilizando líneas detal manera que no se pueda agregar nada.
• Rectificaciones. Cualquier error cometido, ya sea en el nombre o en la cantidad no se corrige borrando, se anula el documento y se procede a elaborar uno nuevo.
03.04. CLASIFICACION.
Los documentos mercantiles se clasifican en:
• Documentos negociables
• Documentos no negociables
03.04.01. DOCUMENTOS NEGOCIABLES
Son aquellos que completan laactividad comercial, generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para garantizar una obligación, para financiar una obra, entre otros. Su redacción está sujeta a ciertas formalidades legales las mismas que requieren de un estudio e interpretación cuidadosa de los principios teóricos que lo rigen. Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo.
03.04.02. LETRA DE...