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Glosario de términos de los Sistemas de Gestión

Acceso: Establece quiénes pueden acceder a un registro determinado.

Alcance: Determina a que y a quien aplica.

Almacenamiento: Sitio donde se conservan los registros.

Aprobación: Es comprobar que lo escrito en el documento, es lo establecido y que conviene hacer.

Codificación: Identificación de los manuales, programas,procedimientos y demás documentos y registros en forma alfanumérica para facilitar su ubicación

Control de cambios: Actualizar y/o incluir cambios, nuevas actividades dentro del procedimiento originado por las áreas respectivas.

Copia controlada: es una copia del documento original del Sistema Integrado de Calidad que se entrega al responsable del proceso, responsable de la dependencia o aquien lo solicite y que esta sujeta al control de su tenencia. Esta copia la palabra “Copia controlada” y se entrega haciendo firmar la lista de distribución, explicándose que este documento no puede ser fotocopiado.

Cuerpo del Documento: Se señalan todas aquellas actividades propias del procedimiento, en una secuencia lógica de operación.

Definiciones: Son aquellas que dan claridad a losaspectos tratados, tales como las tomadas de las establecidas por la norma NTC-ISO 9000:2008

Disposición: Acción por tomar una vez haya expirado el tiempo de conservación.

Documento: información y su medio de soporte, ejemplo: registro, procedimiento, documento, informe.

Nota 1. El medio de soporte puede ser papel, magnético. Óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o unacombinación de estos.

Nota 2. Con frecuencia un conjunto de documentos por ejemplo especificaciones y registros se denominan “documentación”.

Nota 3. Algunos requisitos (por ej: el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber diferentes para las especificaciones (por ejemplo el requisito de estar controlado por versiones) y losregistros (por ej: el requisito de ser recuperable).

Documento Borrador: documento que ha sido elaborado o modificado y revisado por una persona con el perfil del cargo idóneo en el tema, pero aun no ha sido aprobado.

Documento interno: documentos que forma parte del Sistema Integrado de Calidad.

Documento Externo: documentos que no genera no modifica de manera interna, sin embargo secontempla y utiliza como marco de referencia, normatividad, reglamentación y apoyo en la prestación de los servicios.

Documento Obsoleto: es aquel documento del Sistema Integrado de Calidad que perdió su vigencia, es decir fue actualizado o eliminado. Se le coloca sello de “OBSOLETO” al documento original y se recogen las copias controladas del mismo y se destruyen.

Especificación:Documento que establece requisitos. Ejemplo las especificaciones técnicas descritas por un proveedor para la utilización de un producto.

Evidencia Objetiva. Datos que respaldan la existencia o la veracidad de algo.

Nota: La evidencia puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/prueba u otros medios.

Formato: Documento preparado de antemano, con pautas e informacióndefinida que tiene como finalidad simplificar el trabajo y estandarizar la presentación de información repetitiva.

Identificación: Acción que permite conocer los registros de calidad.

Información: Datos que poseen significado.

Instructivo: Documento que proporciona información, muy detallada, sobre como efectuar algunas actividades. Para el Sistema Integrado de Calidad se utilizaraúnicamente para la descripción del diligenciamiento de instructivos

Listado maestro de Documentos: lista de todos los documentos del Sistema Integrado de Calidad, en el cual se identifica el nombre del documento, código, versión, fecha de próxima revisión, dependencia responsable, vigencia, etc.

Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una...
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