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DAVID EDUARDORUIZ MONTES
27 DE ENERO DEL 2010
3° “B”
PRACTICAS SECRETARIALES 2

LA DOCUMENTACION

Documento es un escrito que sirve para comunicar un
hecho determinado.

Al conjunto de escritos de cualquier naturaleza se le
llama Documentación.

Cuando se incrementaron las operaciones comerciales,
tanto compradores como vendedores tuvieron la necesidad de
hacerconstar sus transacciones y empezó a utilizarse la
DOCUMENTACION MERCANTIL.

Al conjunto de documentos que se elaboran en oficinas
publicas para llevar a cabo funciones correspondientes a la
administración de los bienes de la Nación y aplicación de
las leyes, se le llama DOCUMENTACION OFICIAL.

En las oficinas tanto públicas como privadas, se elabo-
ra documentación de dostipos:

De uso común.- Cartas, memorándums, oficios, circulares,
contratos, atentas notas, constancias, presupuestos, y tele-
gramas.

De compromisos en dinero.- Corresponde a valores o do-
cumentos que representan dinero como cheques, pagarés, le-
tras de cambio, acciones, pólizas, fianzas, giros y títulos
de propiedad.

DAVID EDUARDO RUIZ MONTES
06 DE FEBRERO DEL 2010
3°“B”
PRACTICAS SECRETARIALES #3

LA CORRESPONDENCIA

Es el intercambio de información que se efectúa entre
dos o más personas, ya sea para solicitar, contestar o in-
formar de transacciones comerciales, gestiones realizadas o
asuntos de carácter familiar.

En toda correspondencia existe Remitente y Destina-
tario.

La cantidad de correspondencia querecibe, tramita, en-
vía o contesta una empresa, representa la importancia y ca-
lidad de sus funciones. Por tal motivo los negocios van -
creciendo y desarrollándose de acuerdo al número de personas
que acuden a solicitar un servicio a compra-venta de mer-
cancía.

Es muy importante que la correspondencia esté redacta-
da en forma muy clara, ordenada, breve y sin faltas de orto-grafía, a fin de que la persona que lea el documento no cri-
tique al remitente y provoque confusión.

Existen tres tipos de correspondencia:

COMERCAL.- Elaborada por empresas que venden produc-
tos u ofrecen servicios.

OFICIAL.- Generada por las oficinas gubernamentales
para comunicar disposiciones legales y resolución de trámites.

PARTICULAR.- Regularmente se usapara comunicar e in-
formar acontecimientos amistosos o familiares.

DAVID EDUARDO RUIZ MONTES
06 DE FEBRERO DEL 2010
3° “B”
PRACTICAS SECRETARIALES #4

CARACTERISTICAS DE LA CORRESPONDENCIA

CONCISA O BREVE.- Expresar lo que se quiera comunicar
sin agregar palabras de mas que puedan crear confusión.

CLARIDEZ.- Utilizar palabras adecuadas para lo mejor
compresióndel asunto.

ORTOGRAFIA.- Escribir sin errores ortográficos los do-
Cumentos.

CORTESIA.- Dirigirse con respeto y educación al desti-
natario, ya que de esta característica dependerá una res-
puesta favorable.

Los documentos deben ser redactados de acuerdo con el
asunto o problema que se quiera exponer, ya que la persona a
quien va dirigido el documento debe...
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