Ejemplo de manual para la toma de inventarios físicos

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RECUENTO FISICO DE BIENES DE CAMBIO

PROPÓSITOS DEL TRABAJO:

• Corregir los desvíos que existieran en el sistema de información en función de las existencias físicas de bienes de cambio.

• Evaluar la efectividad con que funciona el sistema de manejo administrativo de los inventarios en lo que se refiere a la registración oportuna y documentada de las entradas y salidas de stockde los distintos almacenes.

• Asignar responsabilidades por las diferencias que pudieran observarse en el recuento, ya que las mismas pueden responder a diferentes motivos como ser:
-documentos no procesados
-movimientos de bienes efectuados sin su documentación respaldatoria
-sustracción indebida de bienes, etc.

NORMAS DEL RECUENTO FISICO

1 - Acondicionamiento delos depósitos

Es responsabilidad de la Gerencia de Operaciones que:

1.a. Entregar, con 5 días hábiles de anticipación, a los responsables de la organización del inventario (Finanzas) un plano con la localización exacta de los stocks sujetos a recuento, de manera tal que ésta área pueda evaluar la formación necesaria de equipos de conteo y asignación de los mismos a los distintos sectoresque estime conveniente.
1.b. Los ítems a inventariar deben estar ordenados en lugares de fácil acceso a los efectos de asegurar un adecuado conteo.
1.c. Los ítems a inventariar de un mismo código de producto deben estar almacenados en forma conjunta
1.d. Las cajas o envases contenedores de materiales (materias primas, componentes, graneles, etc.) deben estar correctamente rotulados, indicandoclaramente el código de Revlon y la descripción del producto.
1.e. Las cajas o envases incompletos deben estar perfectamente precintados y ubicados en el tope de la estiba.
1.f. Los responsables de cada locación deben extremar las medidas a fin de evitar que se encuentre mercadería en transito entre depósitos al momento de la toma de inventario (camiones en viaje, demoras en descarga o controlde calidad).

2 – Organización

2.a. La organización y coordinación del relevamiento físico del inventario será responsabilidad de la Gerencia de Finanzas.
2.b. La toma de inventario será realizada por equipos de conteo conformados por una persona preveniente del área administrativa designado por Finanzas a tal efecto y una persona proveniente del área de Operaciones también designada porésta última. El personal afectado al inventario será designado con una anticipación no menor de 5 días hábiles a modo de que el Organizador pueda efectuar las evaluaciones mencionada en el punto 1.a.
2.c. La emisión, distribución y retiro de las boletas de conteo, como así también la conformación y funcionamiento de la “mesa de control”, será responsabilidad de Finanzas.
2.d. La entrega delmaterial necesario para el conteo, así como también, las instrucciones (ANEXO I) y soportes necesarios para los inventariadores será responsabilidad de Finanzas. A continuación se detalla el material a entregar:

1 Formularios Pre-numerados (boleta de conteo) – ANEXO II
2 Listado teórico de ítems a inventariar
3 Utiles (lapicera azul, corrector, tabla de apoyo,etc)
4. Etiquetas autoadhesivas coloreadas

Al finalizar su labor, los inventariadores deberán devolver el material provisto al responsable de la “mesa de control” o en su defecto al responsable de la Organización del mismo.

2.e. El responsable de cada depósito deberá suministrar al responsable de la Organización de la toma del inventario, los últimos números utilizados de todos loscomprobantes que intervienen en el movimiento de mercaderías (Remitos, Avisos de Devolución, etc), previo al inicio del relevamiento físico.
2.f. El procesamiento de las boletas de conteo recopiladas durante el inventario, así como las correcciones a las mismas, será responsabilidad de Finanzas.

3 – Calendario

3.a. Todo el personal afectado a la toma de inventario deberá cumplir con la...
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