Ejemplo de workflow

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1 Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa.

Veamos cómo un importante laboratorio farmacéutico ubicado en Barcelona se beneficia del Sistema de Workflow en sus procesos de negocio. 
Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Barcelona, posee varios locales y dos centros de producción en el extrarradio de la ciudad. 
El laboratoriosubcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos componentes de su gama de productos y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad. 
Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y producción, que abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e interrelacionados. Algunosúnicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayoría se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al máximo su ejecución y control. 
Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista. 
A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que debehacer la empresa es digitalizar toda la información que le llegue y capturar los datos importantes, para así almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. Para poder permitir una gestión controlada, cada ubicación escanea los documentos localmente, extrae información predefinida y se almacena en la base de datos central de su motor de Workflow. 
No queremosdecir que haya que digitalizar toda la documentación de la empresa, tanto interna como externa, sino que deben/pueden digitalizarse únicamente la información necesaria, para su posterior gestión, automatización y optimización permitiendo así un seguimiento completo de su flujo de trabajo. 
En nuestro caso, el formulario de pedido está estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraerautomáticamente la información necesaria, así como el número de mayorista, los productos y las cantidades pedidas. A este mayorista se le envía la mercancía los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes. 
El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock. 
A los productos que hay en almacén les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente.
A continuación la aplicación envía unemail al departamento de envío de mercancías. Este, por su parte, procesa el envío consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarán automáticamente y prepara el envío para el martes. La lectura de los códigos de barras de los productos enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los productos todavía, el Workflow envíaun aviso a una estancia superior.
El motor de Workflow, además, consulta dónde se fabrica cada producto, de modo que actualiza también automáticamente la planificación para cada centro de producción, y envía los emails con la información de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.
A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes ymiércoles para verificar si ha entrado la mercancía en el almacén para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercancía en el almacén, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione seactualiza la base de datos, a través de la lectura de los códigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacén. En el caso de las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarán y se extrae la información para actualizar el stock.
Naturalmente, también la facturación y los pagos de facturas aprovechan la información del proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow....
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