El almacen de la empresa

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EL ALMACEN DE LA EMPRESA.

GENERALIDADES.
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial e industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales (materias primas) o productos terminados. Por los tanto, el almacenamiento o resguardo de los materiales ha de ser ordenado y con las condicionesmás favorables que ayuden a la consecución de los objetivos de la empresa.

Así, al comprar y guardar mercancías o materiales en el almacén se debe estar consciente de que estos es exactamente lo mismo que depositar dinero en un banco, dado que su finalidad es:
• Protegerlos.
• Generar utilidades.
• Administrarlos correctamente.

Las inversiones en materiales o mercancías se aprovechan mejorsi la empresa puede convertirlas, otra vez, en dinero en el plazo más corto posible.

La fórmula de oro de una empresa que se dedica a la comercialización de productos terminados, consiste en comprar y exhibir el mayor número de productos y desplazarlos antes de la fecha límite de pago convenida.

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE UN ALMACÉN.
La forma de organizar y administrar un almacéndepende, entre otros factores de:
• Tamaño de la empresa.
• Organización de la empresa (sistema centralizado, descentralizado o mixto).
• Características de los materiales o mercancías (dimensión, peso, fragilidad, duración, peligrosidad, etc.).
• Diversidad en la producción o comercialización.
• Programación de la producción.

FUNCIONES QUE DEBE COORDINAR UN ALMACÉN.
• Recepción demateriales (maniobras de carga y descarga
• Revisión y cotejo de documentos (orden de compra o pedido, factura o remisión del proveedor y acuse de recibo del almacén).
• Registro de entradas y salidas (recepción y embarques).
• Almacenamiento de materiales o mercancías (resguardo y custodia).
• Control de los materiales o mercancías (control de inventarios).
• Información constante a los departamentosde compras, ventas y producción, sobre las existencias reales de materias primas o productos terminados en el caso de empresas industriales o de mercancías en el caso de empresas comerciales.
• Interacción con los departamentos de compras, producción, tráfico y contabilidad, fundamentalmente.

PLANEACIÓN Y MANEJO DEL ALMACÉN.
Para llevar a cabo una adecuada planeación de las actividades delalmacén y en consecuencia un manejo óptimo del mismo, es preciso:
• Conocer los artículos que se van a manejar.
• Disponer de áreas suficientes para recepción, almacenamiento y entrega, así como para maniobras de carga y descarga.
• Conocer las dimensiones, peso, medida y características por unidad de los materiales o mercancías
• Conocer la frecuencia de consumos (control de inventarios).
•Determinar cuánto y cuando realizar un pedido u orden de de compra (máximos y mínimos de existencias).

ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL MANEJO DE MATERIALES O MERCANCIAS.
El conocimiento de las características principales de los materiales o mercancías, permitirá un buen manejo y una mejor clasificación de los mismos. Por ejemplo si sus características son:
• Líquido
• Gaseoso
• Frágil
•Inflamable
• Explosivo
• Solvente
• Perecedero
• Polvo

Entonces las condiciones del almacén deberán ser las más apropiadas para cada material, como:
• Ambiente seco
• Ambiente húmedo
• Ambiente frio
• Ambiente cálido
• Iluminado
• Obscuro

Es importante mencionar que en todo momento deberán observarse estrictas normas de seguridad e higiene.
Siendo el almacén quien abastece de materialesal departamento de producción, le corresponde entonces administrar correctamente sus existencias, es decir, ejercer un buen control de inventarios, ya que esto constituye una de sus funciones más importantes, cuyo propósito es asegurar el mantenimiento de las reservas a un nivel adecuado que permita satisfacer los planes de producción.
En otras palabras, el departamento de Almacén debe...
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