El Archivo Documental

Introducción
El Archivo

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto dedocumentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• El lugar donde se custodia dicho fondo.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

Es evidente la importancia que reviste el hecho de que toda empresa por pequeña que sea tenga su información documental ordenada y en condiciones de ser accedidacuando se entienda necesario.
En ese sentido la funcionalidad del archivero puede verse resumida en tres características primordiales:

• Reunir de manera ordena toda la documentación que genera la empresa
• Guardar el material de manera segura es decir protegido contra humedad, polvo, fuego, la mala utilización, el desgaste, etc.
• Permitir cuando se lo requiera que el material puedapresentarse con prontitud.

La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.
Actualmente se llama archivo a los depósitos oficiales de documentos públicos y privados. En otro tiempo, se llamaron chartarium, scrinium, tabulárium.
Consta su existencia en el Antiguo Egipto, en Asiria, en Grecia y en Roma y de algunos textos de las Sagradas Escrituras se infiere quetambién existían en el pueblo de Israel. Por regla general, excepción hecha de los palaciegos asirios y persas, los archivos de las civilizaciones antiguas se hallaban en el recinto de los templos. En Roma, se conservaban los tratados de paz y alianza en el templo de Júpiter Capitolino. Los anales de los pontífices en el de Juno, los registros de los nacimientos en el de Saturno.


La ArchivísticaLa archivística o archivología, en algunos países archivonomía (término no reconocido aún por la RAE) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras dealmacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas yarchivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de pequeñas organizaciones.
La archivística se enseña como ciencia en muchas universidades; en programas de Biblioteconomía, Documentación y Museología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos casos como cursos en carreras de Historia.

Según Gumaro Damián Cervantesse puede aceptar como una disciplina, en tanto que quien la practique deberá seguir los lineamientos generalmente aceptados en las tareas de organización, conservación y servicio de los archivos. Empero, si se analiza brevemente la literatura de la materia se puede observar que los estudiosos del área la identifican como una ciencia que se enmarcan en el área de lo que distinguen como ciencias dela documentación o la información documental junto con la bibliotecología y la Documentación.

Archivar no es lo mismo que acumular papel.

Si bien es cierto que para acumular papel o libros no es necesario la organización ni la clasificación, para mantener un archivo adecuado, en condiciones medianamente accesibles, si resultan esenciales esas y otras actividades, por lo cual la primera...