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  • Publicado : 30 de marzo de 2011
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LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA, ES SUMAMENTE IMPORTANTE YA QUE ES LA BASE FUNDAMENTAL PARA UNA FACIL Y RAPIDA OBTENCION DE LAINFORMACION, CUANDO SE DEBE DAR UNA RESPUESTA RAPIDA Y OPORTUNA, PUES EL ARCHIVO ES EL REFLEJO MISMO DE LA INSTITUCION, YA QUE ATRAVES DE EL SE VE REFLEJADA LA EVOLUCION DE LAS ENTIDADES.
ATRAVES DELOS PROCESOS DE ORGACNIZACION DOCUMENTAL, SE BUSCA QUE LA INFORMACION INSTITUCIONAL SEA RECUPERABLE PARA EL USO DE LA ADMINISTRACION EN EL SERVICIO AL CIUDADANO Y COMO FUENTE DE LA HISTORIA.
ALCLASIFICAR LOS DOCUMENTOS SE TIENE COMO FINALIDAD PRINCIPAL IDENTIFICAR Y ESTABLECER LAS CATEGORIAS O GRAPOS A QUE PERTENECEN LOS DOCUMENTOS QUE REPRESENTAN LA ESTUCTURA ORGANICO –FUNCIONAL DE LA ENTIDADA LA CUAL PERTENECEN.
CUANDO SE HACE LA DESCRIPCION DOCUMENTAL, QUE ES EL ANALIS DE LOS DOCUMENTOS SE FACILITA LA IDENTIFICACION, LOCALIZACION Y RECUPERACION DE LA INFORMACION PARA LA GESTION A LAINVESTIGACION.
ES POR ELLO QUE SE DEBE TENER EN CUENTA EL PRINCIPIO DE PROCCEDENCIA DE LA INFORMACION QUE ES EL CONJUNTO ORDENADO DE DOCUMENTOS QUE UNA PERSONA, EMPRESA ETC.… PRODUCEN EN ELEJERCICIO DE SU ACTIVIDAD.
*LOS PRINCIPIOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN SON LOS SIGUIENTES:
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA; ORDENA EL ARCHIVO SEGÚN DONDE PROCEDA.
PRINCIPIO DE ORDEN DE CREACIÓN; RESPETA EL ORDENCRONOLÓGICO DE CREACIÓN
  SEGÚN LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN:
HISTÓRICOS; DOCUMENTOS QUE REFLEJAN HECHOS HISTÓRICOS.
DE GOBIERNO; RECOGEN TESTIMONIOS QUE SON DE INTERÉS PARA LOS GOBIERNOS DE LASNACIONES.
ADMINISTRACIÓN; DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL, LOCAL Y AUTONÓMICA.
PRIVADOS; DOCUMENTOS DE FAMILIAS IMPORTANTES DEL PAÍS.
DE EMPRESAS; DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LAEMPRESA.
ECLESIÁSTICOS; DOCUMENTOS RELIGIOSOS DE ÁMBITO CATEDRÁTICO Y DIOCESANOS.
“SE TRATA DE UN PRINCIPIO FUNDAMENTAL DE LA TEORÍA ARCHIVÍSTICA POR EL CUAL SE ESTABLECE QUE LA DISPOSICIÓN FÍSICA...
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