El Archivo

TECNICAS DE ARCHIVO
CONCEPTO
El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc. Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y ala vez facilitar su localización y manejo.
Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.
IMPORTANCIA
Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden serlocalizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, solo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todo los documentos adecuadamente.
CONSERVACIÓN
Archivo Inactivo: guardado por varios años.
Archivo Central: Sótano,guardado de documentos de años atrás.
Archivo Activo: Documentos actuales.

SISTEMA DE ARCHIVOS
SISTEMA ALFABETICO: viene a ser la asociación de las letras desde la “A” hasta la “Z”.
Ejemplo: EXSA, FAMESA

SISTEMA NUMÉRICO:
Viene a hacer la asociación de numerosos e ubica por los primeros. ejemplos:
Factura Nº 159
Factura Nº 160

SISTEMA GEOGRAFICO
Se halla mediante el Distrito,Departamento, ciudad, etc.
Arequipa/Cesar Tarazona
Lima/Juan Palomino

TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS
Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la trasferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento.
La transferencia regular dedocumentos inactivos da como resultado la economía de espacio, equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para los archivos activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los documentos con la máxima eficacia.
Para determinar el valor de los documentosmuchas empresas lo clasifican de la siguiente manera:

DOCUMENTOS VITALES
Incluyen documentos legales de constitución, títulos de propiedad, escrituras, estados financieros, etc.
DOCUMENTOS IMPORTANTES
Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras cotizaciones, registro de bancos, correspondencia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocioDOCUMENTOS UTILES
Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos. Todo documento que se utilice temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se pueda destruir.

DOCUMENTOS NO ESENCIALES
Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos después utilizarlo temporalmente,en algunos casos sin la necesidad de archivarlo.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Nada hay más normal y común en la gestión administrativa de las organizaciones que la producción, acumulación y consulta d3 documentos y más que normal, es en lo esencial que se convierte esa información, por ser el fruto de la mayoría de las actividades de la organización. De ahí la importancia de dejarla plasmada enalgún tipo de documento que hasta hace poco tiempo solo se limitaba al soporte en el papel. Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionamiento dentro de la organización, requiere además de dejar una constancia, de un orden en esa información .la articulación de esa información ^individual ^ será la que va a conformar los archivos administrativos, en principio, y posteriormente la que...