El ensayo

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Reporte de la conferencia
Factura electrónica
Consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.
Se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica defacturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Las denominaciones “factura electrónica”, “factura telemática” y “factura digital” son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es “remisión electrónica” o “remisión por medios electrónicos” de factura.
La facturaelectrónica tiene múltiples ventajas: mejor aprovechamiento de la habilidad de los empleados, reducción de controversias, mejoras en la resolución de incidencias, reducción de plazos de cobro, mejoras en la negociación de los plazos de pago, posibilidad de acudir de forma ágil a servicios financieros como el confirming y el factoring, mejora de la relación comercial y de la imagen de la empresa.Sin olvidar el cumplimiento de obligaciones, puesto que la facturación electrónica es obligatoria por exigencia de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público en determinados supuestos.
El proceso de facturación electrónica lo forman dos procesos básicos y diferenciados en los sistemas de gestión de facturas, y que corresponden a cada interlocutor: emisión y recepción de facturas.
1. En laemisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la Factura Electrónica conserva Copia o Matriz. No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados.
2. El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser lafactura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.
De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.
Requerimientos en la emisión de facturas electrónicasPara el emisor se exige:
• Tener el consentimiento previo del receptor.
• Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la Firma electrónica reconocida3 (qualified electronic signature en inglés).
• Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base dedatos de la empresa (matriz).
• Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).
Para el receptor se exige:
• Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.
• Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original.
•Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).
Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica
• Ahorro de costes: tanto del lado del emisor como del receptor. Derivado de la supresión del papel, el abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos (en contraposición alos medios tradicionales de envío postal), eliminación de los gastos de franqueo, gastos derivados de la introducción manual de datos, etc.
• Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías.
• Integración con ERPs: desde el punto de vista del emisor continúa el proceso que ya se está realizando...
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