El oficio

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EL OFICIO

1.- ETIMOLOGÍA: Deriva del latín officium (¨función, cargo magistratura´).

2.- CONCEPTO: Es un documento de carácter oficial que trata asuntos públicos entre autoridades de instituciones estatales, particulares o sociales.

3.- FUNCION: Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa.

Asimismo, sirve para realizar gestiones comolas de invitación, felicitación, colaboración, transcripción agradecimiento, etc.

Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política o social.

4.- USOS: Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades publicas, particulares y sociales: ministerios, cooperativa, mutuales, clubes, colegios, sindicatos,municipio, embajadas, etc.

Permite un enlace externo horizontal, es decir de institución a institución. El oficio no puede ser usado a nivel de persona natural. Podría darse el caso de que una corporación remita un oficio a una persona natural, pero no ésta a la entidad. De ahí su tipificación de documento ¨interinstitucional”.

Los oficios son cursados, y por lo tanto rubricados, porpersonas que poseen cargo jerárquicos o que son miembros de una directiva, Son muy utilizados entre los distintos escalones de la administración pública.

5.- ESTRUCTURA

a. Lugar y fecha

Se indica localidad, día, mes y año. Ejemplo:

Lima, 15 de diciembre de 1996

b. Numeración

Se procede igual que en el memorándum. Debe contener los tres datos: orden correlativo, siglas deoficna de procedencia u año de la expedición. Ejemplo:

OFICIO N° 084/0P-ME/96.

OFICIO N° 063-BC- 96







c. Destinatario

En cuatro línea o más se coloca el nombre completo, el cargo y lugar. Ejemplo

Doctor
Javier León Cortez
Director General de Administración
Presente.-


d. Asunto:

Aquí se menciona lasíntesis del cuerpo. Permite al lector enterarse rápidamente de la finalidad del documento. Ejemplo:

ASUNTO: Ejemplo del presupuesto bienal.

e. Referencia

Este elemento se utiliza solamente cuando se quiere mencionar la numeración de un documento recibido anteriormente y al cual se alude o se va a responder. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva, convenio,etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir. Se escribe debajo del ASUNTO. Ejemplo:

REFERENCIA: Ofico N° 083/DGCI- MC/96

f. Cuerpo o contenido

Parte sesncial en la que se da a conocer todo el mensaje de la comunicación. Se debe redactar en el menor número de párrafos. Suele iniciarse con las siguientes expresiones:

“Tengo el agrado (honor) de dirigirme…”“Me es mut grato (honroso) manifestarle…”
“Tengo a bien comunicarle…”


g.- Despedida

La despedida de un oficio suele ser:

Hago propicia esta oportunidad para testimoniarle nuestra especial consideración y estima personal

Atentamente,





h. Firma y Posfirma

Van acompañadas del sello respectivo.

i. InicialesIgual que en los documentos anteriores. Ejemplo:

AUP/gr.

j. Anexo

Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio (catálogo, programa, revista, tarjeta, etc.)

k. Distribución

Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales a las personas,y/o dependencias destinatarias.

6.- MODELO: Leamos un modelo en la página siguiente:




























MINISTERIO DE EDUCACION

“AÑO DE LA MODERNIZACIÓN EDUCATIVA
Y DEL DEPORTE”

Lima, 24 de junio de 1994

OFICIO N° 967/ME/94

Señor
Efraín Goldenberg Schreiber...
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