EL PROCESO DE PLANIFICACION DE UN PROYECTO

EL PROCESO DE PLANIFICACION DE UN PROYECTO
I. CONCEPTOS DE LA GESTION DE PROYECTOS.
Antes de comenzar un proyecto, necesita definir los objetivos de un proyecto, y luego determinar cuáles son las tareas que necesita realizar para alcanzar ese objetivo. Una vez definido el objetivo del proyecto y determinadas las tareas, el siguiente paso es identificar quién se encargará de cada tarea, cuándocomenzara cada tarea, y cuánto se va a tardar en realizar cada una de ellas.
Además, durante la fase de planificación debe determinar el costo total del proyecto. Una vez que el proyecto esta en marcha, resulta adecuado seguir el progreso de cada tarea. A medida que se ejecuta cada tarea, puede ser necesario realizar ajustes debido a causas inesperadas, como la enfermedad de un empleado o el retrasoen al entrega de materiales. En estos casos, el plan necesita ser ajustado, y esta información tiene que ser comunicada a todos los implicados.
Como puede ver, la gestión de un proyecto conlleva el empleo de diferentes actividades de gestión y coordinación. Mantener el seguimiento de todos los aspectos del proyecto y conseguir que todo continúe adelante hacia el objetivo de proyecto puedeconvertirse en un reto. Usando Microsoft Project, puede planificar, gestionar y coordinar eficazmente un proyecto, desde su concepción hasta su finalización. No solo puede guardar y almacenar información sobre sus proyectos, sino que además podrá mantenerla actualizada, e incluso crear escenarios de análisis de hipótesis (que pasaría si) para anticiparse a los efectos de los acontecimientos en suproyecto.
1. ¿Qué es un Proyecto?.
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados y se centra en alcanzar un objetivo claro, y es responsabilidad del director del proyecto llevar a éste hasta la meta basándose en unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costo y recursos, manteniendo siempre el nivel de calidad especificado. Un proyecto sediferencia de un proceso en que siempre hay un punto en el que un proyecto se termina y se ha alcanzado el objetivo. Por ejemplo, si su trabajo es formar empleados para un programa de hoja de cálculo, el proceso requiere poca gestión, ya que las actividades ya son familiares y se repiten del mismo modo. Por otra parte, puede que necesitara planificar y gestionar el desarrollo de un curso intensivo para unnuevo sistema de informes financieros, lo cual sería un proyecto.
1.1. Fijación de los objetivos del proyecto.
Antes de comenzar un proyecto, empiece por determinar el objetivo del mismo. Sea tan especifico como pueda, incluyendo información tal como fechas, números y elementos. Por ejemplo, ” Escribir un informe de 300 páginas sobre la mutualidad del empresa para los 150 empleados de ésta” es unobjetivo muy específico de un proyecto, frente a “Escribir un informe de mutualidad”. Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto, las personas afectadas y el periodo de tiempo. Esto facilita la planificación del proyecto, ya que tiene más directrices sobre las que basar la decisión.



1.2. Evalúe su proyecto y defina un objetivo.
En este momento, una pequeña planificación (con lápizy papel) le ayudara para cuando llegue el momento de usar Project. Complete los siguientes pasos para un proyecto que esta gestionando actualmente o que está empezando a gestionar:
1. Considere la complejidad del proyecto. ¿Requerirá su proyecto bastante planificación?.
¿Cuántas personas requiere la realización del proyecto?. Hay tareas que dependen de la realización otras?. ¿Se requieren variasfases que necesitan ser refinadas y coordinadas?.
2. Escriba los parámetros o restricciones dentro de los que dera trabajar para llevar a cabo con éxito su proyecto. Asegurase de identificar los costes, fechas limites, u otras restricciones de tiempo.
3. Defina el objetivo de su proyecto. Asegúrese de que ese objetivo incluye alcance, quien o cuantos recursos seran afectados, y el marco de...