Elaborar Un Informe

ELABORACIÓN DE UN INFORME

Hacer el Informe

Informar y documentar un proyecto es una tarea fundamental en el seguimiento, y debería pensarse desde la planificación inicial. Al margen de las obligaciones de información con el financiador, lo más importante es que los informes fortalezcan al propio proyecto
Yo creo que deberían ser informes frecuentes (mensuales) y que vayan al grano(sencillos y con datos/indicadores). Los financiadores en realidad sólo exigen anuales y finales pero, ¿eso sirve para tomar una decisión?
Los informes se dan en dos ámbitos:
• El técnico
• El económico

Informe Técnico

La idea es que un tercero debe conocer y poder demostrar la situación del proyecto, es decir, conocer cómo va el proyecto según lo planificado

Objetivos

La idea esinformar de forma frecuente y aprovechar los informes para la mejora institucional. Tener información actualizada del proyecto permite tomar decisiones más rápido (sin esperar un año). Así, los objetivos son:
• Entregar un borrador de informe antes del día 15 (después del cierre)
• Organizar la información: Indicadores, F.V. y Archivo
• Enviar final antes del día 30 (un mes)Informe Intermedio

Toda la información se basa en la Matriz de Planificación. (Objetivos, Resultados, Actividades, Indicadores y F.V.). Es el primer paso y tiene la información principal, independientemente del formato que obligue el financiador. Se busca
• Informar sobre Objetivos:
o Revisar Indicadores de los Objetivos
o Documentar los Indicadores con Fuentes deVerificación
• Informar sobre Resultados y Actividades:
o Revisar Indicadores de los Resultados
o Organizar F.V. (en anexos y con códigos3)
o Descripción breve de cada Actividad
• Descripción y Valoración de Actividades (por Resultado)
o Aportar datos y valoración (objetivo, sin literatura)
o Ajustarse al período del informe
Este informe deberíaservir para cualquier interesado en el proyecto no sólo el financiador, por ejemplo, la institución, patrocinantes, gobierno, etc

Informe Final

Depende del formato del Informe y cada financiador tiene el suyo. En nuestro caso yo calculo un máximo de 60 hojas y una dedicación de 15 horas. Si es muy difícil obtener la información, hay que mejorar los procesos durante el año. La institucióndebería tener información mensual de los indicadores.
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Informe Económico

Un tercero debe conocer y poder demostrar que el dinero se ha invertido en el proyecto. Además debe conocer la situación presupuestaria

Objetivos

El informe económico es una de las claves de los proyectos de cooperación. Yo creo que los objetivos que tiene que cumplir son:
• Ser Ágil: Iguales en fecha yentrega que el Técnico
• Evitar Fraude Demostrar que el dinero se ha empleado
• Informar del Proyecto: Informar del avance del presupuesto

Informe Software

Es un informe software utilizando hojas de cálculo que incluye un conjunto de cuadros económicos según el formato de cada financiador y que en general son:
• Listado de Facturas:
o Con Fecha, Emisor, Concepto y Monedade la Factura
o Se añade Moneda del Presupuesto Final (p.ej. EUR)
o Se añade el Financiador al que se imputa el Proyecto
o Debería tener el Código de Actividad (si hay presupuesto por actividades)
o Organizado por Partidas del Presupuesto (resumen y total)
o Con un código de numeración de documento
• Balance de Gastos:
o Seguimientopor partidas (en moneda presupuesto)
o Efectuado en el Período y Acumulado (por financiadores)
• Flujo de Fondos
o Movimientos de Divisas: obtener tipo de cambio medio ponderado
o Movimientos Bancarios: saldos y resumen de cuentas
Esta información debe estar lo antes posible (5 días) para detectar posibles problemas por asignación de partidas, tipo de cambio,...