Eliminacion de actas inutilizadas

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PROYECTO DE NAI - PARA LA ELIMINACION DE ACTAS INUTILIZADAS

I OBJETIVO:

Establecer los métodos para extraer y compilar del Formato Especial para la “Remisión de Actas Inutilizadas” que envíenperiódicamente las diferentes unidades orgánicas, los registros de Actas Inutilizadas enviadas a la Sub Gerencia de Archivo Registral Físico, a fin de migrar a una Base de Datos que permita filtraraquellos registros de Actas inutilizadas que respondan a los criterios para la eliminación.

II DESCRIPCION:

DEFINICIONES:

• FORMATO ESPECIAL PARA LA REMISION DE ACTAS INUTILIZADAS: Cuadro(previamente aprobado por la SGARF) que aporta información en forma homogénea e individualizada, respecto a las Actas inutilizadas (Matriz y Reserva) para su archivamiento.

• BASE DE DATOS DEACTAS INUTILIZADAS: Información contenida en soporte Informático, migrada desde los registros remitidos a través del Formato Especial para la remisión de Actas Inutilizadas para su archivamiento.• ACTAS INUTILIZADAS PARA LA ELIMINACIÓN: Según los parámetros previstos en la Directiva de Inutilización de Actas regístrales de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, y conforme a la opinión de laGerencia de Asesoría Jurídica, se prevé solo cuatro criterios para proceder a la eliminación de Actas Inutilizadas:

✓ Actas Inutilizadas: Con datos registrados siempre que se haya emitidonueva acta.
✓ Actas Inutilizadas en Blanco
✓ Actas Inutilizadas impresas en papel reciclado: siempre que se haya impreso nuevamente.
✓ Actas Inutilizadas que la impresoraafectó al papel: siempre que se haya impreso nuevamente.

RESPONSABILIDAD:

El Sub Gerente de la SGARF y el encargado de administrar la actividad, son responsables de la recepción, definir el lugarde alojamiento de las Actas Inutilizadas, asegurar la verificación física y la emisión del reporte para la eliminación anexado al informe correspondiente.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

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