Ensayo acuerdo número 038 de 2002

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ACUERDO NÚMERO 038 DE 2002
(Septiembre 20)
Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General deArchivos 594 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar encaso de irregularidades;
Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión pública;
Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo oevitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”; Que el numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”;
Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código deProcedimiento Civil, “el Documento Público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención” y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de susfunciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000;
Que el Código Penal dentro del Título IX de “Delitos contra la Fe Pública”, artículo 292, establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión uocultamiento de documento público,
ACUERDA:
Artículo 1º. Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Artículo 2º. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá oentregará, según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Artículo 3º. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artículo anterior se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo:Numerales 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservación.

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va atransferir.
2. Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la...
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