Ensayo administracion documental

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Es de vital importancia para las organizaciones contar con un departamento de archivo, para tener un manejo adecuado de la documentación que es producida y utilizadapor la empresa, logrando que esta se encuentre segura y disponible de una manera oportuna para apoyar cualquier proceso que demande información, es por esto que analizaremos la importancia delproceso de administración documental y las funciones que de esta se desglosan para manejar la gran masa de documentos que se producen a diario.

En ASMET SALUD EPS empresa en la cual me desempeñocomo técnico I de Gestión documental es de vital importancia la administración documental, ya que esta es la que se encarga de planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación,uso, selección y disposición de los documentos. Una de sus principales funciones en mi cargo es atender con efectividad y eficiencia los tramites de los documentos de gestión jurídica que reposan en elarchivo central, proporcionar información acertada de los comprobantes de pago de salud, pensión, seguridad social, riesgos profesionales, parafiscales y cajas de compensación familiar a todas lassedes de ASMET SALUD EPS que funcionan a nivel nacional, que necesitan a diario esta información par lograr cumplir con sus actividades diarias. Por otra parte es de gran importancia la acumulaciónordenada de los documentos, ya que en el registro y distribución se pueden presentar grandes inconvenientes, como archivar en diferentes carpetas documentos que correspondan a un mismo grupo,dividiendo a si la información en dos partes, las cuales separadas no serán útiles, trayendo como consecuencia a futuro problemas en la ubicación oportuna de documentos. De igual manera se debe llevar uncontrol de los documentos que son prestados a las diferentes áreas de la empresa para librarse de la responsabilidad en el caso de que se extravíe alguno de estos y también para saber en qué parte se...