Ensayo Administración Documental

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Partiendo del concepto de la Administración Documental el cual enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   gruposdocumentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta eldestino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación. De modo que, Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la informaciónde un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

Con respecto al anterior concepto resaltamos que La organización dentro de cualquier ámbito es pieza clave para eléxito de cualquier actividad que se realice, de éste modo, vemos que se hace necesario tener siempre un orden que nos permita llegar con facilidad y rapidez a lo que estamos buscando.

Según elplanteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades
Administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
Organizaciónde la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su Utilización y conservación” podemos afirmar que la esencia o la basefundamental para la administración documental, son los documentos como tal.

Partiendo de lo anteriormente expuesto, vemos que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una ESTRUCTURAsuficientes para proporcionar evidencia de una actividad. De aquí se deriva una de las funciones más importantes de un sistema de administración documental, que consiste en mantener testimonio de lasactividades e informaciones de valor para la empresa o Institución, ya sea por su importancia jurídica, probatoria, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimiento...