Ensayo Concepto Administracion Documental
Páginas: 5 (1219 palabras)
Publicado: 28 de septiembre de 2012
NOMBRE: GLORIA MARCELA CASTILLO
FECHA: SEPTIEMBRE DE 2012
ACTIVIDAD: OBJETIVOS, ENSAYO Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
El objetivo principal de la administración documental, es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios, teniendo en cuenta Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación deInformación de Oficinas.
❖ Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren, la eficiencia organizacional, la información debidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.
❖ Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
❖ Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentosarchivados.
❖ Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
❖ Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.
❖ Consolidar toda la información de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.
❖ Contribuir a la toma de decisiones, losdocumentos almacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.
❖ Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.
❖ Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
❖ Permite la recuperación de información de una forma mucha más rápida y efectiva,mejorando la atención al cliente, reduciendo el tiempo de consulta.
OBJETIVOS OFIMATICOS
a) Un sistema ofimático avanzado que integra con facilidad y de forma dinámica y transparente para el usuario diversas herramientas ofimáticas y permite el almacenamiento, tratamiento y recuperación de información multimedia.
b) Un sistema abierto, portable a distintas clases de máquinas y a distintos tipos desistemas de gestión de bases de datos que permite un fácil intercambio de información entre ellos.
c) Un sistema susceptible de ser implantado en cualquier unidad de la Administración sin necesidad de modificaciones o adaptaciones de importancia.
ENSAYO SOBRE EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD DONDE LABORAS.
Para empezar la definición de administrador documental es unaactividad permanente encaminada a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una organización se registren adecuadamente.
Ahora bien el documento es toda información contenida en un soporte y capaz de ser comunicada o conocida por otros, por eso el documento es "cosa que sirve para representar otra" El documento es pues la transmisión de un mensaje que debe serrecibido y asimilado por el receptor. El documento es un portador de mensajes; es un soporte más un mensaje.
El administrador documental cuenta con la facultad de recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar, guardar y eliminar los documentos, llevando sus respectivas actas de entrega y distribución de los documentos.
El papel de administrador documental a mi parecer es uno de los másimportantes de una empresa, ya que él tiene acceso a toda la información de la misma.
En este perspectiva el administrador documental significa para mi, la persona o personas que se encargan de mantener la información “el archivo de una empresa en orden para facilitar el control y la búsqueda de los documentos archivados.
Ahora bien como llego a ser un gran Administrador Documental y comoes el papel en la Entidad donde laboro.
Ya que la Administración de documentos tiene como fin último servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran y se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, y recuperar la información de toda clase, para cumplir a cabalidad con el objetivo.
En la Entidad donde he laborado la mayor parte de mi experiencia,...
FECHA: SEPTIEMBRE DE 2012
ACTIVIDAD: OBJETIVOS, ENSAYO Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
El objetivo principal de la administración documental, es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios, teniendo en cuenta Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación deInformación de Oficinas.
❖ Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren, la eficiencia organizacional, la información debidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.
❖ Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
❖ Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentosarchivados.
❖ Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
❖ Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.
❖ Consolidar toda la información de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.
❖ Contribuir a la toma de decisiones, losdocumentos almacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.
❖ Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.
❖ Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
❖ Permite la recuperación de información de una forma mucha más rápida y efectiva,mejorando la atención al cliente, reduciendo el tiempo de consulta.
OBJETIVOS OFIMATICOS
a) Un sistema ofimático avanzado que integra con facilidad y de forma dinámica y transparente para el usuario diversas herramientas ofimáticas y permite el almacenamiento, tratamiento y recuperación de información multimedia.
b) Un sistema abierto, portable a distintas clases de máquinas y a distintos tipos desistemas de gestión de bases de datos que permite un fácil intercambio de información entre ellos.
c) Un sistema susceptible de ser implantado en cualquier unidad de la Administración sin necesidad de modificaciones o adaptaciones de importancia.
ENSAYO SOBRE EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD DONDE LABORAS.
Para empezar la definición de administrador documental es unaactividad permanente encaminada a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una organización se registren adecuadamente.
Ahora bien el documento es toda información contenida en un soporte y capaz de ser comunicada o conocida por otros, por eso el documento es "cosa que sirve para representar otra" El documento es pues la transmisión de un mensaje que debe serrecibido y asimilado por el receptor. El documento es un portador de mensajes; es un soporte más un mensaje.
El administrador documental cuenta con la facultad de recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar, guardar y eliminar los documentos, llevando sus respectivas actas de entrega y distribución de los documentos.
El papel de administrador documental a mi parecer es uno de los másimportantes de una empresa, ya que él tiene acceso a toda la información de la misma.
En este perspectiva el administrador documental significa para mi, la persona o personas que se encargan de mantener la información “el archivo de una empresa en orden para facilitar el control y la búsqueda de los documentos archivados.
Ahora bien como llego a ser un gran Administrador Documental y comoes el papel en la Entidad donde laboro.
Ya que la Administración de documentos tiene como fin último servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran y se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, y recuperar la información de toda clase, para cumplir a cabalidad con el objetivo.
En la Entidad donde he laborado la mayor parte de mi experiencia,...
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