Ensayo Importancia De La Gestion Documental

NOMBRE: GLORIA PATRICIA PEÑUELA RODRIGUEZ
FECHA: 12/03/2011
ACTIVIDAD: ENSAYO IMPORTANCIA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La necesidad de administrar los registros en las organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la. La forma de organizar este importante recurso ha hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas de laforma correcta de la organización o administración documental.
Esta entidad cada dia se esfuerza por automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos; teniendo un buen control de la documentación se pueden tomar mejores decisiones en una organización. De igual manera no solo es importante la sistematización de la información; el papel físico se hace necesario para muchosasuntos legales, administrativos etc... Claro está que la administración de la documentación sistematizada mejora en gran parte el manejo de los documentos en físico, el archivo en general pero no los elimina ni los obvia.

Tener un buen sistema de administración de documentos permite almacenar y tener organizada la información, es muy importante para cualquier organización, no importa su tamañoo si se dedica a la venta de bienes o servicios. Actualmente se cuenta con varios sistemas que permiten organizar de forma más rápida y ágil los documentos y al mismo tiempo nos permiten localizar el documento dentro o fuera de la organización.

El contar en la organización con un sistema que permita llevar de forma organizada la documentación, es una herramienta clave que debe estar integradacon la estrategia y la misión de la entidad; así como los objetivos institucionales.


Se reitera que en las organizaciones ya no bastan las soluciones tradicionales; si no que se precisa planes corporativos de gestión documental que respondan a una concepción global y a las necesidades que se van presentando.
Para que esta organización pueda realizar una gestión eficiente de documentos, hadefinido primero los requisitos y luego eligió las herramientas más adecuadas para la implementación de un sistema de administración documental. Debe quedar claro que esta organización el manejo de la documentación no es solamente asunto de secretarias o auxiliares; es un tema que se trata de manera transversal en cada una de las áreas de la organización. Lo anterior dado que en cada proceso quese maneja en la entidad se genera gran información; la cual debe guardarse de manera organizada y en el momento que se requiera poder acceder a ella de manera ágil y oportuna.
Es esta entidad cada funcionario que genera información se basa en las tablas de retención diseñadas por el grupo de gestión documental, la cual es una herramienta básica que permite la organización oportuna y adecuada detoda la información. Sin embargo la designada de control interno de nuestra territorial realiza auditorías internas que permiten realizar un seguimiento a la administración documental y tomar los correctivos necesarios para su mejoramiento.
Igualmente se capacita periódicamente a los funcionarios, cuando se han realizado cambios en las normas archivísticas tanto las regidas por el archivogeneral de la nación, como por los cambios que se generen al interior de la organización.

Por lo anterior tenga éxito en la administración documental debe tener en cuenta el tipo de información que maneja, organizar los flujos de información de acuerdo a los temas de cada área, identificar el ciclo de vida de la información, diseñar los sistemas de gestión documental de acuerdo a sus necesidades,registrar, controlar y almacenar la información producida en la organización y algo que se debe realizar de manera constante difundir y socializar la información con actividades de seguimiento en cada área que permita un mejoramiento continuo del proceso de la administración documental.



NOMBRE: GLORIA PATRICIA PEÑUELA RODRIGUEZ
FECHA: 12/03/2011
ACTIVIDAD: FUNCIONES PUESTO DE TRABAJO...