Ensayo

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FUNCIONES DEL PERSONAL QUE LABORA EN RECEPCION

A continuación les presento las principales funciones del departamento de Recepción, diferenciadas por sub - departamentos:

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Reservas:

Las solicitudes de reservas, suelen realizarse por teléfono, fax, e'mail, otros; y no siempre las realiza el cliente que va a recibir el servicio, sino su secretaria o asistente.

¿Quién hacereservas? Las suelen hacer: personas particulares, agencias de viajes, empresas, centrales de reservas; y pueden ser tanto para individuales como para grupos.

Sus funciones son: atender solicitudes de reservas, tarifas y servicios. Así mismo de acuerdo a la disponibilidad confirmar, cancelar y modificar reservas. El(la) agente de reservas, al igual que todos los empleados de Recepción tiene laobligación de conocer y promover los servicios del hotel. Además es el sub-departamento encargado de elaborar estadísticas y previsiones.

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Recepción:

La Recepción propiamente dicha, realiza sus funciones desde antes que el cliente llegue al hotel, durante su estadía, y hasta que éste se retira del hotel:

Hacer el pre registro de pasajeros y grupos.

Asignar habitacionesreservadas.

Elaborar listas de grupo y distribuírlas.

Registrar huéspedes y grupos.

Asignar habitaciones a los walk in.

Recibir y entregar mensajes para pasajeros y para el hotel.

Autorizar cambios de habitaciones.

Llenar requisiciones para Almacén.

Controlar llaves de habitaciones.

Dar salida a las habitaciones.

Verificar reportes de ama de llaves.

Atender problemas delos huéspedes.

Solicitar trabajos a mantenimiento.

Solicitar trabajos al Ama de llaves.

Autorizar envíos de camas y cunas extra.

Atender el Departamento de Reservaciones, cuando está cerrado.

Promover los servicios del hotel.

Solicitar servicios médicos cuando el huésped lo requiere.

Comentar a su jefe las opiniones de los huéspedes del hotel.

Mantener limpia la recepción.Realizar inventario de papelería, folletos y tarifas.

Archivar la papelería que ya ha sido utilizada.

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Teléfono:

El teléfono es el medio de comunicación más usado en el hotel, tanto para comunicación interna como externa. Los hoteles generalmente trabajan con centrales, que tienen anexos en las habitaciones y en las principales áreas del hotel. Sus funciones específicas:tomar mensajes para los huéspedes o personal del hotel, hacer vales de las llamadas telefónicas, e inclusive hacer labores de despertador.

En la comunicación telefónica es muy importante el tono de voz, la vocalización y la rapidez en la atención.

Se recomienda coger lápiz y papel cada vez que suene el teléfono, para no hacer esperar, tomar los mensajes completo y dejar hablar hasta que elinterlocutor termine su mensaje.

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Conserjería:

Departamento que realiza tareas múltiples. Por su proximidad con los huéspedes, puede promover los servicios del hotel y captar mejor el estado de ánimo del cliente durante su estancia. Funciones:

Acompañamiento a huéspedes a las habitaciones.

Llevar autos de huéspedes a la cochera.

Controlar equipaje de huéspedes ygrupos.

Guardar en custodia el equipaje de los huéspedes.

Controlar accesos y ascensores.

Llevar mensajes de huéspedes a las habitaciones.

Conocer de primeros auxilios.

Realizar compras de entradas para espectáculos.

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Caja y Facturación:

Este importante sub-departamento, se encarga de:

Apertura y cierre de las cuentas

Realizar cargos

Cuadrar las cuentasEmitir facturas o boletas.

MATERIALES Y EQUIPO DE TRABAJO

De la buena distribución de los muebles y equipos en la Recepción, depende que sus empleados realicen un trabajo rápido y eficiente.

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Reservas:

1. Hoja de Control de Reservas: es un formato en papel cuadriculado con 31 columnas, una para cada día del mes, y renglones según habitaciones del hotel, en el que se van...
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