Ensayo

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GESTION DOCUMENTAL

INFORME 001















DANIS ADELA SANCHEZ PEREZ





















FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2010
GESTION DOCUMENTAL

INFORME 001

EMPRESA CONSULTADA: SENA REGIONAL SUCRE







DANIS ADELA SANCHEZ PEREZ

Grupo04





Tutora:

LUZ MARINA ARIAS
















FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2010
INTRODUCCIÓN



Los lineamientos aplicados a la Gestión Documental en esta entidad se rigen en la organización, clasificación y elaboración de documentos; esto con el fin de lograragilidad, eficiencia y eficacia en el desarrollo de la actividad documental en toda organización, de esta manera se presenta en forma clara y sencilla cada uno de los procesos relacionados con el flujo documental y la conservación de los mismos. Esto con el fin de brindar apoyo y orientación a todos los funcionarios que laboren en el área archivística.

La aplicabilidad de los requerimientos parallevar a cabo estos procesos archivísticos se rigen en la Ley 594 de 2000; es decir, a todo ese conjunto de normas técnicas y las prácticas utilizadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo: Actas, Resoluciones, Cartas, Memorandos, Circulares, etc.

Las cuales permiten la recuperación de la información en forma oportuna, a su vez determinan el tiempo que los documentos debenguardarse, eliminarse. Asegurando la conservación indefinida de los documentos que son la parte más valiosa dentro de una organización y proporcionar su fácil consulta a las diferentes personas comprometidas con el desarrollo de la organización.



Es importante destacar que esta institución lleva un programa de Gestión Documental, llamado “ON BASE”, ajustado a las normas establecidas para dichofin, cabe resaltar que el estilo utilizado por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA es el estilo bloque, para el proceso de la elaboración de las comunicaciones internas, externa, circulares y memorandos, cartas o oficios.















MARCO LEGAL



El marco legal está utilizado para la elaboración de las comunicaciones internas o externas esta regulado por:

✓ Ley594 del 2000

✓ Ley 80 de 1989: Se crea el Archivo General de la Nación

✓ Ley 80 de 1993: (Art. 39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa

✓ Ley 4 de 1913: Mediante el cual se obliga a las entidades oficiales de entregar y recibir inventariado los documentos de archivos.

✓ Ley 47 de 1920: Trata sobre la protección del Patrimonio Documental y Artístico.

✓ Ley45 de 1923: Conservación de documentos bancarios.

✓ Ley 39 de1981: Trata sobre microfilmación y certificación de archivos.

✓ Ley 23 de 1981 Regula los archivos de historias clínicas.

✓ Resolución 01863 del 2004: Establece los lineamientos para la administración de las comunicaciones oficiales, definiendo los conceptos que fundamentan la Gestión Documental, determinando loscriterios de recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de la comunicaciones de la entidad, estableciendo cada una de las funciones de sus funcionarios.

✓ Decreto 249 del 2004: Donde se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, y se establecen las funciones asignadas en cada dependencia.

El objeto de la presentePROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION, RADICACION, Y DISTRIBUCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS




RECEPCION: Todas las comunicaciones oficiales se reciben a través de la oficina de Administración de Documentos y de las unidades de correspondencia de cada Regional.




HORARIO DE ATENCION: En cuanto al horario se...
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