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  • Publicado : 23 de junio de 2010
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¿Cómo Se Puede Iniciar Una Combinación De Correspondencia?
Puede utilizar Combinar Correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o catálogos. Combinar correspondencia le guía en el proceso de organizar los datos de direcciones, combinarlos en un documento genérico e imprimir los documentos personalizados obtenidos.
1. Abra o cree un documento principal que contenga lainformación genérica que desea repetir en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o catálogo.
2. Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word quecree utilizando Combinar correspondencia.
3. En el documento principal, inserte campos de combinación, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos.
4. Combine los datos del origen de datos en el documento principal. Cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de catálogoindividual. Puede enviar los documentos combinados directamente a la impresora, a direcciones de correo electrónico o a números de fax, o puede reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su posterior revisión e impresión.
Documento Principal: En una operación de combinar correspondencia, es el documento que contiene el texto y los gráficos que no cambian en las versiones del documentocombinado; por ejemplo, el remitente y el texto de una carta modelo.
Origen de Datos: Es el archivo con texto y gráficos que varían en cada versión de un documento de combinación de correspondencia; por ejemplo, una lista de nombres y direcciones para una carta modelo que desee enviar a una serie de clientes, o cualquier informe para el que desee utilizar información de una base de datos.
Camposde Combinación: Es una marcador que se inserta en un documento principal. Los campos de combinación indican a Microsoft Word donde puede insertar información especifica del origen de datos. Inserte el campo de combinación “Ciudad” para que Word inserte el nombre de una ciudad, por ejemplo “Paris” , almacenado en el campo de datos Ciudad.

 
¿Qué Tipo De Orígenes De Datos Se Pueden Utilizar?Puede utilizar prácticamente cualquier tipo de origen de datos que desee, incluidos una tabla de Word, una lista de contactos de Microsoft Outlook, hojas de cálculo de Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo de texto ASCII. Si aún no ha almacenado información en un origen de datos, Word le guía paso a paso en el proceso de configurar una tabla de Word que contenga los nombres,direcciones y otros datos. Obtenga información sobre orígenes de datos de combinación de correspondencia.

¿Cómo Se Puede Personalizar Una Combinación De Correspondencia?
Para personalizar una combinación de correspondencia, puede especificar los datos que desea combinar, obtener una vista previa de los documentos combinados y optimizar los resultados. Por ejemplo, puede elegir clientesespecíficos, como los de áreas que tengan un código postal determinado, o puede hacer que Word pida la fecha y la hora de cita con un cliente.
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Crear Cartas Modelo
Paso 1: Abra O Cree El Documento Principal
1. Siga uno de estos procedimientos:
a. Abra una carta existente.
b. Cree una nueva carta.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
3. En Documento principal, hagaclic en Crear y, a continuación, en Cartas modelo.
4. Haga clic en Ventana activa.

El documento activo se convierte en el documento principal.
 
Paso 2: Abra O Cree El Origen De Datos
1. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, siga uno de estos procedimientos:
a. Cree un nuevo origen de datos. Utilice este método si aún no ha almacenado los nombres, las direcciones ni ningún...
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