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Técnicas para la elaboración de cuadros de clasificación:
Experiencia Procuraduría General de la República de Costa Rica

Xiomara Ramírez Aguilar

La Procuraduría General de la República afrontóuna organización de todo su fondo. La razón principal se debió a un proceso de modernización que se dio en la Institución en 1999, para lo cual se implementó el uso de programas informáticos en elregistro y control de la información. La finalidad del uso de sistemas se visualizó para el adecuado manejo de la información, enfocado en dos propósitos, uno dirigido a los usuarios internos paracumplir a cabalidad sus funciones con información oportuna, y el segundo orientado a usuarios externos, que requieren información referente a legislación y criterios de la PGR, con diversos fines.

Eneste sentido, la posición del Archivo Central fue en primera instancia custodiar, conservar y facilitar los documentos, los cuales en el 2002 se declararon con valor científico-cultural por la ComisiónNacional de Selección y Eliminación Documental. Sin embargo, para disponer estos documentos, debía efectuarse una tarea titánica para organizar su acervo documental, y a través de diferentes técnicaslograría exitosamente este cometido.

Primero se realizó un estudió de los tipos documentales que se producían en la Institución en relación con las funciones de la PGR, producto de este análisisse identificó tres funciones sustantivas:

1. Representante legal del Estado, se generan expedientes judiciales.
2. Es el centro superior consultivo-técnico jurídico de la AdministraciónPública, cuyo producto son pronunciamientos (Dictámenes, Opiniones Jurídicas, Opiniones Legales).
3. Desarrolla una labor de asesor imparcial de la Sala Constitucional, se producen expedientes deasuntos constitucionales (acciones de inconstitucionalidad, consultas judiciales, recursos de amparo, recursos de habeas corpus)

Además, de estos documentos generados por actividades sustantivas, se...