Evaluación De De Los Sistemas Administrativos

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LA EVALUACION DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

El sistema administrativo es la conjunción del proceso laboral (las acciones que se emprenden para capturar, organizar y recuperar información de utilidad para la empresa) y las herramientas que se utilizan para hacerlo. Los sistemas administrativos necesitan cumplir con requisitos que aseguren su rendimiento, de lo contrario representan undesperdicio de recursos humanos y monetarios. Para asegurar su calidad, los sistemas pasan por diferentes procesos de evaluación. A continuación se presentan los más comunes.

º Evaluación interna: eficacia, eficiencia, factibilidad y fiabilidad

La eficacia es la capacidad de alcanzar con exactitud y precisión del objetivo que se persigue. Aplicado, por ejemplo, a la recuperación de informaciónen un sistema administrativo, significaría localizar exactamente los documentos que se necesitan sin que exista el riesgo de confundirlos con otros.

La eficacia es la capacidad de realizar las mismas o más acciones en menos tiempo. Por ejemplo, hay que enviar copias del mismo documento a tres personas ubicadas en diferentes puntos geográficos. Si se utilizan archiveros y documentos físicoshay que localizarlos los papeles, fotocopiarlos tres veces, hacerlos sobres, rotularlo, enviarlos al departamento de mensajería y esperar a que los medios de transporte los lleven a su destino. Con los medios de transporte los lleven a su destino. Con los medios informáticos solo se tienen que adjuntar el documento digital al correo electrónico y enviarlo a las tres direcciones para que losdestinatarios los tengan en su poder de inmediato.

La factibilidad se refiere a los límites que tiene un sistema administrativo. Por ejemplo, las herramientas ofimáticas incrementan la eficiencia de una tarea determinada; en la captura de información, los procesadores de texto pueden corregir errores ortográficos automáticamente, sustituir o insertar párrafos y hojas completas dentro de undocumento, etc, pero no es capaz de capturar la información por sí mismo, siempre requiere de la intervención de un usuario, ese es su límite.

La fiabilidad se refiere a la seguridad de obtener los resultados que se buscan con buena calidad, puede entenderse como la síntesis de los puntos anteriores, si un sistema de administración respeta los limites de las herramientas que utiliza, el proceso detrabajo es eficaz y las tareas se realizan con eficiencia, entonces se trata de un sistema confiable, que dará los resultados que se buscan con la calidad requerida.

º Evaluación externa: contexto social, cultural y natural. Consecuencias y fines.

Aunque los sistemas administrativos son de carácter universal, cada sociedad tiene peculiaridades a las que debe acoplar la administración. Estose aplica principalmente a los procesos laborales, más que a las herramientas que se utilizan.

El contexto sociocultural se refiere a las creencias, significados, conocimientos y practicas propias de cierto grupo. Dicho contexto puede ser muy amplio y abarcar la historia, geografía y los subsistemas educativo, político y el sistema social que comprende rituales, símbolos, funciones sociales,parentesco, migraciones, entre muchos otros elementos.

Algunos elementos a considerar para determinar el contexto social son:

* Lenguaje
* Sistema político: democracia, monarquía, dictadura, etc.
* Desarrollo económico: países industrializados, subdesarrollados, agrícolas.
* Estructuras educativas.
* Religión, valores y creencias.
* Vida cotidiana: familia, trabajo, ocio,entretenimiento.
* Reglas y normas sociales.
* Estilos de comunicación.
* Marginación.
* Sistema de justicia.
* Guerras y conflictos.

El contexto natural, por otra parte, se refiere a las características geográficas y medioambientales del lugar donde se aplica el proceso administrativo que puede ser modificado por causa de las condiciones climatológicas de la zona: en un lugar desertico como Arabia o...
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