Evaluación y selección de documentos "truncos"

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EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS “TRUNCOS”(
Publicado en Revista del Archivo Nacional, San José, Costa Rica, enero a diciembre 2004. Año LXVIII, Nº 1-12; pág.11 a 17

Archivera Norma C. FENOGLIO**

INTRODUCCIÓN

Decía en 1976 el sueco Ake KROMNOV que “el evalúo de los documentos modernos es uno de los más importantes y delicados problemas de la ciencia archivística” [1]. A pesar deltiempo transcurrido y de los avances realizados en esta materia, surgen a diario asuntos que obligan a cuestionarnos temas que se creían totalmente resueltos o a replantear los criterios a utilizar para juzgar el valor que presentan determinados documentos existentes en los archivos y decidir si se deben conservar, o no, en forma permanente.

Hemos constatado que en los archivos de variosMinisterios y dependencias del Gobierno de la Provincia de Córdoba se conservan documentos -generalmente expedientes iniciados entre 1950 y 1970, aproximadamente- que denominamos “truncos”. Entre ellos, los hay:

* Truncos desde el punto de vista documental, es decir sin comienzo, sin final o a los que les faltan folios intermedios, y

* Truncos desde el punto de vista procesal, es decir, que eltrámite que les dio origen no fue concluido.

En el primero de los casos, podemos suponer que eran expedientes completos y que, en algún momento, se sustrajeron intencionalmente algunas fojas o que éstas se desprendieron en forma accidental, por descuido o desidia en el manipuleo.

En el segundo, vemos que son asuntos iniciados en un período de gobierno determinado y que, ante uncambio institucional o como consecuencia de éste, no tuvieron resolución, quedaron abandonados en alguna oficina durante años y, después, sin que haya providencia expresa en el expediente mismo ni en la ficha de registro de la Mesa de Entradas correspondiente (cuando ésta existe) fueron colocados en algún estante del Archivo.

Al archivero o responsable del archivo que debe aplicar las Tablasde Retención y Destino Final aprobadas por Decreto Nº 1659/97 del Gobierno de Córdoba se le presentan, entonces, diversos interrogantes: ¿está vigente un expediente que no tiene resolución? ¿durante cuánto tiempo debe considerarse que el expediente sigue en trámite? ¿pueden destinarse a expurgo documentos “truncos? ¿a partir de qué fecha computa los plazos?[2] ¿tiene alguna otra forma paradeterminar si el plazo de retención ha vencido?

Somos concientes de que partimos de una premisa teóricamente ilógica, por cuanto todo documento debe ingresar al archivo acompañado de la correspondiente “planilla de remisión” y la orden de “archívese”de la autoridad pertinente, pero ante la situación fáctica, entendemos debe considerarse el tema con la debida atención.

El objetivo de estaponencia es, por lo tanto, tratar de encontrar una respuesta a estos cuestionamientos y, sobre la base de la teoría archivística, proponer principios tendientes a hallar un método para evaluar los documentos “truncos” que permita seleccionarlos sin olvidar que “las consecuencias de esa decisión son determinantes a nivel de la gestión de un organismo (decisiones relativas al valor primario) y anivel de la constitución y gestión consecuente del patrimonio personal o institucional (decisiones relativas al valor secundario)” [3].

FUNDAMENTOS TEÓRICOS

Varios autores han estudiado en profundidad el tema de la evaluación de los documentos a lo largo del siglo XX. Karl Otto Müller, Heinrich Meisner y Hans Booms, en Alemania; Hilary Jenkinson en Inglaterra; Philip Brooks, PhilipBauer, Maynard Brichford, Frank Boles y Julia Mark Young en Estados Unidos; Terry Eastwood y Hug Taylor en Canadá, son algunos de los pioneros que desarrollaron teorías -a veces contrapuestas entre ellas- y trataron los aspectos teóricos y prácticos de la evaluación.

Dado que la mayoría plantea métodos de trabajo, procesos y principios generales y que la problemática que nos ocupa es...
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