Evaluacion de la eficiencia de compras

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Evaluación de la eficiencia de compras
A) INTRODUCCIÓN

Las Empresas industriales y las Gerencias de cada área son medibles, esto se realiza a través de resultados que obtienen al finalizar el año; por lo cual el gerente de compras tiene que proseguir sus tentativas de encontrar normas más perfectas para medir resultados.

Normalmente se juzga la labor de compras en función de la producción,otros han tratado de hacerlo buscando un método estadístico uniforme para evaluar las actividades de compras.

A continuación se tiene la manera de poder evaluar la eficiencia de compras en la organización de una empresa determinada.

B) DESARROLLO DEL TEMA

Es importante poder medir la eficiencia de las distintas áreas o gerencias que tienen las organizaciones de una empresa determinada. Una deéstas es compras, elemento a través del cual se realizan muchos desembolsos de dinero, para adquirir materiales o mercaderías necesarias para el funcionamiento de la entidad.

La evaluación es importante porqué permite a los directivos ver:

a) comprobar la manera eficaz como realizar la labor.
b) constatar si alcanzan los objetivos que se fijaron.
c) medir el trabajo del jefe de compras y su personaly los resultados que se obtienen.

Con esto, permite al jefe de compras y a su gente constatar los resultados y determina la eficiencia de su dependencia a la cual dirige.

La evaluación basada en informes que emite se basa en diferentes métodos las cuales mencionaremos tres que se utilizan mayormente.

I) ASIGNACIÓN POR OBJETIVOS

Se lleva a cabo en función a los objetivos que se fijan a comprasy al cumplimiento de dichos objetivos.

Se fijan metas las cuales deben alcanzar de acuerdo al tiempo determinado. Esta asignación de objetivos se puede realizar a la respuesta de ciertas preguntas sobre actividades y tareas que se realiza en la dependencia de compras.

Así tenemos:

* Es posible reducir el costo de compras; ¿en cuánto o en qué rangos?
* ¿Qué porcentaje de descuento se obtienen delos proveedores de la empresa? ¿Se puede aumentar?
* ¿Se tiene acceso a las instalaciones de los proveedores? ¿Puede conseguirlos?
* ¿Existen manuales de organización, funciones, procedimientos y políticas? ¿Pueden prepararse?

En conclusión, existen cinco pasos para un uso efectivo de la administración por objetivos con el propósito de alcanzar las metas de la empresa.

a) Descripción precisa delas responsabilidades de cada puesto.
b) Fijación de metas individuales.
c) Metas convenidas.
d) Fijación de estándares o puntos de referencia.
e) Resultados.

II) ÍNDICES DE MEDICIÓN DE EFICIENCIA

Para poder realizar esta labor, es necesario tener información que se emite en las empresas, principalmente dentro del área de compras, como cantidad, montos de adquisición, consumo, personalinvolucrado, existencias, etc. También es necesario contar con otros datos pertenecientes a otras áreas de la empresa como ventas, personal que labora en toda la empresa; las cuales permitirá medir los índices determinados.

Hay que indicar que esta labor es búsqueda de información de oficina para así poder determinar dichos índices y los que aplican este procedimiento es posible comparar los índices yasí analizarlos y ver si ha existido un deterioro o un progreso dentro de la dependencia.

a) Órdenes de Compra

Existe una gran variedad de información que se tiene en dicho documento, las cuales se pueden agrupar en función del monto total emitido al año, de aquí podemos agruparlas de acuerdo a rangos, es decir; del valor de cada orden de compra como menores de un valor, entre un valor y otro, ymayores de tal valor.

Otra forma de agruparlas es en función de la urgencia que tienen, y sí la dependencia de compras los agrupa en función de las dependencias, podemos ver cuáles son aquellas que no planifican adecuadamente, es decir; no planifican a tiempo.

Existen otras formas de clasificar las órdenes de compra con relación a la atención que se ha dado de manera de:

* Número de órdenes...
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