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ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO


 PLANIFICACIÓN

Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para cumplir con los objetivos del proyecto.


• Detección de necesidades (ejemplos: asientos, micrófonos, luz de podio, equipos de audio-video, proyector, pantalla, mesas, etc.)

• Objetivo (Misión y Visión).

• Público ( nos realizamos lapregunta qué tipo de público va asistir? Abierto o Cerrado).

• Tipo de Evento (social, empresarial, etc.)

• Cantidad de asistentes.

• Fecha y Sede.

• Características del grupo.


 ORGANIZACIÓN

Sistema de actividades coordinadas y disposición de recursos materiales, humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido dispuestos para cumplir conciertos propósitos.


• Operativa del Evento (división de tareas).


• Organigrama (sirve para indicar gráficamente la estructura de una empresa teniendo en cuenta las jerarquías).


• Cronograma de Actividades (consiste en una lista de todas las actividades a realizar con sus fechas previstas de comienzo y final. Técnicas: Diagrama de Gantt – herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrarel tiempo de dedicación previsto para cada tarea- Diagrama de Pertl).


 EJECUCIÓN OPERATIVA

Puesta en marcha del evento.

• Comité Organizador 

Va a estar conformado por un OPE-organizador de eventos profesional- y los directivos. Este comité será el encargado de supervisar todo el tiempo y al que le tendrán que rendir los demás comités.

• COMITÉ TÉCNICO

 Temática del evento:1) Contenidos (es todo lo teórico del evento, una guía para poder llevar a cabo el proyecto.)

2) Programa (detalle de día y hora de cada actividad. Ejemplos: break, espacios de esparcimientos, publicidad. Este contiene el logo de auspiciantes, sponsors, institución anfitriona e invitada).

3) Conclusiones (al cerrarse el debate se tendrá preparado un pequeño discurso).

 Figura/Personalidad Reglamento
 Requerimientos

• COMITÉ COMERCIAL

 Publicidad ( forma de informarlo o difundir al público objetivo o general sobre el debate a través de medios de comunicación ya sea masivos o especializados, con el objetivo de motivar y persuadir al público asistente)
 Marketing Directo ( es el dialogo mutuo, directo, especializado y diferencial hacia los socios, patrocinadores einformación pública para saber que quiere el cliente)
 Folletos Promocionales ( pueden ser dípticos o trípticos)

• COMITÉ ADMINISTRATIVO


 Permisos/ Licencias 
 Acreditaciones ( generalmente se tercia rizan)
 Contratos
 Presupuesto General
 Seguros

• COMITÉ COMUNICACIONAL

 Comunicación Externa

o Antes (Invitaciones 10 días mínimos antes del evento. Al redactarla no puedefaltar el nombre y cargo del invitado, del anfitrión o de la institución. Carácter del acto, para que se realiza. Si es con acompañante. Y si se necesita confirmar teléfonos y dirección)
o Durante (Centro de Inf)
o Después (Carta de agradecimiento, diplomas o certificados a los expositores, conferencistas, figura/personalidad)

 Comunicación Interna


o Carpeta de prensa (incluye programa,folletos, publicidad, carta de los anfitriones de agradecimiento e informe general.)

• COMITÉ OPERATIVO

 Equipos y materiales

 Ambientación y Escenografía ( si al evento concurre el cuerpo diplomático se utilizara la ley de precedencia Decreto Nº 2072/93)

 Montaje y Desmontaje

 Señalética

 Centro de Operaciones

o Transporte
o Seguridad
o Médico
o Alojamiento 

GESTIÓN

Supervisar, coordinar, conocer, acompañar, anunciar cambios. Para luego realizar la memoria del evento que esta luego la vamos a adjuntar a nuestro CV.


PRE-EVENTO


Definición Del Programa
Información Al Personal Del Lugar
Cuenta Maestra
Ultimar Detalles, Cambios Y Ajustes
Investigación
Planificación
Organización


1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para...