Examen

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1.0 EXCELENCIA SECRETARIAL.

1.- Dé el concepto de secretaria?

La palabra secretaria proviene de “secreto”, lo cual significa que la secretaria es la personal en la que se puede confiar y delegar asuntos que por muy importantes que sean, no trascenderán de la oficina.

2.- Menciona al menos tres funciones principales que desempeña la secretaria?
Sus principales funciones son:Anfitriona
Recepcionista
Administradora
Auxiliar general
Edecán
Consejera

3.- Relacione 10 deberes básicos relevantes de la secretaria profesional?

1.- Llevar registros
2.- Hacerse cargo de la correspondencia (recibir y enviar)
3.- Archivar
4.- Tomar dictado
5.- Redactar cartas o correspondencia general
6.- Recibir y transmitir mensajes
7.- concertar o cancelar citas
8.- recordarasuntos importantes o prioritarios.
9.- Analizar y solucionar problemas que no pueden esperar la llegada del jefe.

4.- ¿Cuáles son las aptitudes de una secretaria profesional?

1.-paciencia
2.- comprensión
3.- control
4.- memoria
5.- iniciativa
6.- tacto
7.- responsabilidad
8.- honestidad
9.- puntualidad
10.-cortesía
11.-discresión
12.-orden
13.-disciplina

5.-Reglas de cortesíatelefónica
1.- conteste las llamadas con rapidez
2.-tenga listos lápiz y papel
3.-identifiquese
4.- hable con claridad
5.-sea siempre útil y servicial
6.- explique las demoras
7.- transfiera las llamadas debidamente
8.- maneje debidamente las llamadas que salen
9.- despídase agradablemente

6.- Qué debes evitar al contestar el teléfono?
1.- no trate de hablar con un cigarrillo o unlápiz en la boca, ni mucho menos comiendo.
2.-nunca diga bueno y menos siii
3.-nunca diga ¿Quién habla? o ¿dé parte de quien?.

7.- como pasarías un recado a tu jefe en una conferencia o junta
Se debe evitar al máximo interrumpir durante una conferencia, pero si es indispensable que entre a una sala donde su jefe está en conferencia, hágalo en la forma más discreta posible, sobre todo, sin hacerruido.

8.-Como recibirías a un visitante o un cliente
A este respecto se deberá se muy formal. Para recibir a un cliente o visitante, deberá decir “Buenos Días” o “Buenas Tardes” y ¿En que puedo servirle?

9.-¿Cómo se manifiesta la personalidad?.
Es importante tomar en cuenta que tus modales son lo que dan el reflejo de tu persona y de la empresa, teniendo los modales apropiados, discretos,refuerzan tu auto-confianza, la personalidad se demuestra con un apretón de manos, la apariencia personal, la forma de vestirnos, el sonreír o no.

10.- ¿Qué factores o aspectos influyen en tu apariencia personal?.

La higiene: el baño diario, los dientes cepillados, ropa limpia, etc.
Vestuario: la comodidad, la decencia, la libertad, la individualidad y la elegancia.

11.- Menciona 5modales que es muy conveniente evitar
1.-llegar tarde,
2.- apoyarte en los muebles o en la pared.
3.- cambiar el peso del cuerpo de una pierna a otra
4.- reírse a carcajadas,
5.-bostezar desgarbadamente
6.- morderse las uñas
7.- rascarse la cabeza
12.-Menciona algunas reglas del buen vestir y que colores debe utilizar la secretaria.
1.- Detectar los puntos de tu persona y hacerlos lucir.2.-conocer los defectos de tu cuerpo y disimularlos.
3.- Usar el tipo de vestido apropiado.
4.- conocer los colores que te favorecen de acuerdo a tu tez.
5.- Usar trajes sastres.
6.-Estudiar el presupuesto y ajustarlo a tu guarda ropa.

Los colores que se deben utilizar:
1.- Colores claros, dan volumen a la figura.
2.-Oscuros, reducen la silueta.
3.- De un solo color, pueden aumentar laestatura.
4.-Colores pastel, dan un aire de sutileza y suavidad.

13.-¿Qué debes evitar en tu apariencia personal?

1.- evitar combinaciones desagradables
2.- ten faldas y pantalones de colores lisos.
3.- usar trajes sastres

14.-Menciona algunos mandamientos de la mujer que trabaja

1.- deje sus problemas en casas antes de salir a trabajar.
2.-entre a su trabajo con su mejor...
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