Excel contabilidad

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FINANZAS CON MICROSOFT EXCEL

Capítulo

1

Excel y la contabilidad
Comencemos el recorrido de esta obra descubriendo cuáles son las herramientas de Excel que nos facilitarán algunas tareas relacionadas con la contabilidad. Entre ellas, veremos las tablas y las tablas dinámicas, haremos comparaciones y validaciones.
Conciliación de información Las funciones de búsqueda Las referenciasrelativas y absolutas Más detalles Filtros Algunos cambios Tablas y tablas dinámicas Las tablas Las tablas dinámicas Las validaciones de datos Aspectos básicos del sistema contable Los estados contables Búsqueda y reemplazo Cambiar signos El balance Resumen Actividades 14 16 20 21 22 24 26 26 28 31 35 39 39 41 44 45 46

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1. EXCEL Y LACONTABILIDAD

Conciliación de información

CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN
Una de las tareas más repetidas en cualquier departamento de contabilidad o administración de una empresa es la realización de conciliaciones de datos e información. Podrían ser, por ejemplo, datos bajados de algún sistema informático de información o, simplemente, listas de datos ingresados en una planilla de Excel que debamoscomparar o mayores de cuentas contables que queramos contrastar, entre otras opciones. Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar funciones que nos permitan comparar valores y aplicar algunas opciones de las herramientas de ordenamiento y filtro. Comencemos con una ejemplificación bien simple.Supongamos que tenemos una extracción de datos de algún sistema de la compañía que debemos comparar con un archivo de Excel donde se hacen seguimientos manuales de las ventas y queremos contrastar si hemos registrado en la contabilidad todas las facturas de venta. En primer lugar, contamos con el detalle de la extracción del sistema, donde figura el número de factura que será la clave que utilizaremospara la comparación de los datos.

En el caso que presentamos, la extracción tiene los datos de la facturación, los números de los comprobantes, las fechas y los importes. Además, contamos con un detalle que lleva el departamento de ventas, donde se registra cada una de las operaciones que realizaron los vendedores. Esa información la remiten al departamento contable todos los meses para que seefectúe la comprobación del registro contable de las facturas y luego se proceda a liquidar las comisiones correspondientes a los vendedores.

Figura 2. El seguimiento del departamento de ventas incluye otros datos, como el canal de ventas y el cliente.

Para realizar esta primera conciliación utilizaremos, como nexo, el número de la factura y aplicaremos funciones de búsqueda. EN EXCEL 2003

✱Las limitaciones de Excel 2003 (y otras versiones anteriores) son bastantes si las contrastamos con Excel 2007. La cantidad de filas que se pueden utilizar no puede superar las 65.536, en comparación con la posibilidad de usar más de un millón en

Figura 1. Habitualmente, los sistemas de información, ya sean contables o administrativos, tienen la posibilidad de generar extracciones, enalgunos casos directamente a Excel y, en otros, como archivo de texto.

la última versión. Además, como máximo, podremos contemplar 256 columnas respecto de las más de 16.000 de Excel 2007.

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1. EXCEL Y LA CONTABILIDAD

Conciliación de información

Las funciones de búsqueda
Dentro de la pestaña Fórmulas, Microsoft Excel 2007 presenta un grupo denominado Biblioteca de funciones queincluye, divididas en distintos grupos, las fórmulas que podemos aplicar. Entre estos diferentes grupos encontramos las funciones de Búsqueda y referencia.

• Lógicas: aquí encontraremos algunas funciones que nos resultarán de gran utilidad al elaborar construcciones condicionales complejas. Por ejemplo, con la función SI podremos analizar una determinada condición que, de cumplirse, nos...
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