Excel funciones base de datos

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CAPITULO 10 Entrada de datos con formularios de Excel
Otra forma de crear entradas de datos, es utilizando el menú de formularios. Para llamar este menú, haga clic derecho en el área de menú y active Formularios

Las posibilidades son las siguientes:

Permite ingresar texto, para nombrar los campos que se van a ingresar.

Casilla de verificación, regresa valor Verdadero si esta activado,Falso si no lo está. Esta opción es utilizada cuando el dato de entrada corresponde a un dato que puede tener exclusivamente dos valores, verdad o falso. Por ejemplo, si es un campo que sirve para saber si la persona pagó o no pagó, o un campo para saber si asistió o no, se puede utilizar esta opción.

Para poder tomar acción sobre el dato, haga clic derecho sobre el botón y active el menúFormato de control, donde aparece la siguiente ventana.

Vincule con la celda donde se va a colocar el valor verdadero o falso, de tal manera que le permita activar el valor del campo a través de esta celda, en el ejemplo se ha activado la celda $F$1. Casilla de opción, regresa un uno si el botón está activado, este botón debe ir agrupado con otros botones del mismo tipo, con el fin de poder hacerselección de datos. Cada vez que se genera un botón de opción, el resultado de la escogencia va en forma consecutiva con el número de botones de opción generados. Esto quiere decir, que si se activan 4 botones, el primer activado quedará asociado con el número 1, el segundo con el número 2 y así sucesivamente hasta el último. Esta opción es muy utilizada cuando se solicitan datos que pueden tomarentre 1 y varios valores. Por ejemplo, si se está solicitando el estado civil, el cual puede tomar hasta cuatro valores, la forma de hacerlo puede ser utilizando el botón opción así:

Al colocarse sobre cualquiera de estos botones y oprimir el clic derecho, se obtendrá un menú de donde se escogerá la opción de Formato de control, que me permite asignar una celda de la hoja donde se colocará elvalor resultado, dependiendo de cual de los cuatro botones se escogió.

En este caso se escogió la celda $A$15, la cual tiene valor 5, ya que está activado el botón DIVORCIADO creado en quinto lugar después de CASADO, SOLTERO, VIUDO, SEPARADO.

En este punto, se sabe que el valor de cada botón, con lo cual si se tiene una tabla con los valores 1 CASADO; 2 SOLTERO; 3 VIUDO, 4 SEPARADO, 5DIVORCIADO, se puede crear una celda A17, con la función BUSCARV, y tener el valor del texto en esa celda.

Las fórmulas son:

Note que de la misma manera que en la opción anterior, en A15 queda el valor asociado con el botón seleccionado y en A17, el valor real asociado a este botón.

Cuando el dato de entrada corresponde a una lista o conjunto de datos, se puede utilizar los cuadros de lista ycombinados, los cuales permiten ingresar datos almacenados en tablas con nombres dentro del mismo libro de

Excel. El resultado es un número entre 1 y el numero de datos que tenga la lista. Por ejemplo, si se va a solicitar el dato de CIUDAD, el cual tiene los valores de CALI, BOGOTA y MEDELLÍN, se debe crear una tabla o lista con estos datos y hacer corresponder un número entre 1 y tres a cadauna de las ciudades. Luego, se debe optar por alguna de las dos opciones, asignar el formato de control con la celda designada y posteriormente crear una fórmula con Buscarv para tener el valor seleccionado. En el siguiente ejemplo, se va a seleccionar la ciudad de la listA, note que la lista puede estar en cualquier parte del libro, incluso en otra hoja, pude tener un NAME, o bien conocer elrango. Una vez se tiene esto, llame el formato control, haciendo clic derecho sobre el cuadro seleccionado.

Aparece una ventana, que solicita el rango donde esta la lista, y la celda donde se va a colocar el resultado, en este caso, la lista está en el rango b1:b3, en la misma hoja y se va a colocar el resultado en a15 y en A17 la fórmula con BUSCARV para definir el valor de la Ciudad. ....