Excel

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OBJETIVO DE LA UNIDAD
Con el estudio de esta unidad usted será
competente para:
Ordenar Datos, Filtrar listados, Agregar y
personalizar Subtotales, Crear y Aplicar
Filtros Avanzados a Documentos de
Microsoft Excel.

UNIDAD 1

ORDENAR
Y
FILTRAR
DATOS

1.1 Ordenación de Datos
Excel
permite
ordenar
información según distintos
criterios de manera fácil y
rápida.
Dichoordenamiento
utiliza un orden predeterminado:
En una ordenación ascendente,
Microsoft
Excel
utiliza
el
siguiente
orden
(En
una
ordenación descendente, el
orden se invierte salvo en las
celdas en blanco que siempre
se colocan al final):
• Números: Los números se
ordenan desde el número
negativo menor al número
positivo mayor.
• Ordenación
alfanumérica
Si
se
ordena
textoalfanumérico,
Excel
lo
ordenará de izquierda a
derecha,
carácter
por
carácter. Por ejemplo, si una
celda contiene el texto
"A100", Excel colocará la
celda detrás de la celda que
contenga la entrada "A1" y
antes de la celda que
contenga la entrada "A11".

• El texto y el texto que incluye
números se ordenarán del
siguiente modo: 0 1 2 3 4 5 6
7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( )*,./:;?@[\]^_`{|}~+
ABCDEFGHIJKL
MNOPQRSTUVWXY
Z
• Los apóstrofes (') y guiones
(-) no se tienen en cuenta,
con una excepción: si dos
cadenas de texto son iguales
salvo por un guión, el texto
con el guión se ordenará en
último lugar.
• Valores lógicos:
En
valores lógicos, FALSO se
coloca
antes
que
VERDADERO.
• Valores de error:
Todos
los valores de error son
iguales.
• Espacios en blanco:
Losespacios en blanco siempre
se colocan en último lugar.

-1-

1.1.1 Ordenar un rango de datos por
un solo criterio
Este es el orden más
sencillo, permite ordenar un
rango basándose en los datos
de una columna, los pasos son
los siguientes.
• De un clic en cualquier celda
de la columna que desea

rija el orden de la información
(no se debe seleccionar toda la
columna)
• de unclic en el botón de
orden
ascendente
ó
descendente en la barra de
herramientas, y listo.

1.1.2 Ordenar un rango de datos por 2
ó 3 criterios
Excel Permite ordenar un
rango por varios criterios a la
vez. Para obtener resultados
óptimos, el rango que se
ordenará deberá tener etiquetas
o encabezados de columna.
• De un clic en una celda del
rango que desee ordenar.
• En el menú Datos,haga clic
en Ordenar.
• En los cuadros Ordenar por y
Luego por, haga clic en las
columnas que desee ordenar,
comenzando por la más
importante.
• seleccione el tipo de orden
que desea para cada criterio
(ascendente o descendente)
• Si el rango contiene fila de
encabezamiento,
verifique

que el botón de Opción "Si"
esté seleccionado.
• Seleccione otras opciones de
ordenación quedesee y, a
continuación, haga clic en
Aceptar.

-2-

1.2 Filtrar Listados
Suponga que va a realizar
una búsqueda en una hoja de
cálculo con 2.000 filas de datos
sobre infinidad de productos de
proveedores de todo el mundo.
Desea
buscar
todos
los
productos de un determinado
proveedor, pero están dispersos
por la hoja de cálculo y no
dispone de mucho tiempo. Bien,
entonces hallegado el momento
de aprender a filtrar en Excel.

Tenga
en
cuenta
estas
directrices cuando prepare los
datos de una hoja de cálculo
para filtrarlos:

Los filtros seleccionan los datos
que necesita y ocultan el resto,
por lo que sólo ve lo que desea
ver y para ello sólo es necesario
un clic. ¿Por qué leer filas y filas
de datos para localizar la
información que busca cuando
Excel escapaz de encontrarla
rápidamente?

• No mezcle datos Los datos
de cada columna deben ser
todos del mismo tipo. No
mezcle texto con números o
números de una columna
con fechas.

Los filtros no cambian los datos
de ninguna forma. En cuanto
quite el filtro, volverán a
aparecer todos los datos
exactamente como estaban
antes.
Será muy fácil filtrar los datos de
una hoja de cálculo...
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