Expediente De Contratacion

Expediente de contratación
1. Definición.
En sentido amplio, es el conjunto de documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la contratación de bienes, servicios u obras.
2. ¿cuando se inicia?
Inicia con la formulación del requerimiento del área usuaria y concluye con la terminación del contrato.
El  Expediente  de  Contratación  se  origina  en  la  fase  de  actos preparatorios  y  sucesivamente  irá  incorporando  documentos,  dictámenes,  decretos,  acuerdos,  notificaciones,  resoluciones,  propuestas  técnicas  y  económicas,  y  demás  diligencias  hasta  su  cierre  en  la  fase  de  ejecución  contractual,  específicamente  con  la  culminación  del  contrato.  

El  artículo  7°  de  la  Ley  prescribe  lo  siguiente:  
 
“La  Entidad  llevará  un Expediente  de  Contratación  que  contendrá  todas  las  actuaciones  de  proceso  de  contratación,  desde  el  requerimiento  del  área  usuaria  hasta  la  culminación  del  contrato,  debiendo  incluir  las  ofertas  no  ganadoras.  El  referido  expediente  quedará  bajo  custodia  del  órgano  encargado  de  las  contrataciones,  conforme  establezca  el  Reglamento”.  

 En  efecto,  el órgano  encargado  de  las  contrataciones  tendrá  a  su  cargo  la  custodia  y  responsabilidad  del  expediente  de  contratación,  salvo  en  el  período  en  el  que  dicha  custodia  esté  a  cargo  del  Comité  Especial.  

En  sentido  estricto,  podemos  afirmar  que  el  Expediente  de  Contratación  comprende  toda  aquella  documentación  técnica  y  económica  que  debe  ser  sometida a  aprobación  previa  por  el  funcionario  competente  de  la  Entidad,  a  fin  de  dar  inicio  al  procedimiento  de  selección  de  postores  para  la  contratación  definitiva.   

Dicho  expediente  debe  contener  la  información  referida  a  las  características  técnicas  de  lo  que  se  va  a  contratar,  el  estudio  de  las  posibilidades  que  ofrece  el  mercado,  el  valor referencial,  la  disponibilidad  presupuestal,  el  tipo  de  proceso  de  selección,  la  modalidad  de  selección,  el  sistema  de  contratación,  la  modalidad  de  contratación  a  utilizarse  y  la  fórmula  de  reajuste  de  ser  el  caso

Una  vez  aprobado  el  Expediente  de  Contratación,  se  incorporarán  todas  las  actuaciones  que  se  realicen  desde  la  designación  del  Comité Especial  hasta  la  culminación  del  contrato,  incluyendo  las  ofertas  no  ganadoras.   
 
El  órgano  encargado  de  las  contrataciones  es  el  responsable  de  remitir  el  Expediente  de  Contratación  al  funcionario  competente  ara  su  aprobación,  de  acuerdo  a  sus  normas  de  organización  interna.  
 
En  el  caso  en  que  un  proceso  de  selección  sea  declarado desierto,  la  nueva  convocatoria  deberá  contar  con  una  nueva  aprobación  del  Expediente  de  Contratación  sólo  si  este  ha  sido  modificado  en algún  extremo.

3 Finalidad  e  Importancia    
La  finalidad  de  la  formulación  del  Expediente  de  Contratación  es  contar  con  la  base  técnica  y  económica  que  permita  a  la  Entidad  obtener  una  oferta  idónea,  con  la calidad  requerida  o  mejorada  y  a  un  costo  o  precio  adecuado,  en  el  momento  oportuno.  
 A  su  vez,  la  debida  formulación  del  Expediente  de  Contratación  nos  permitirá:   
• Cumplir  las  metas  y  objetivos  de  la  Entidad,  según  lo  establecido  en  sus  planes  estratégicos  y  operativos.  
• Aplicar  los  principios  de  eficacia,  eficiencia  y  celeridad.  
• Contar con  un  abastecimiento  oportuno  para  la  satisfacción  de  las  necesidades.  
• Maximizar  el  valor  del  dinero.  

 
Cabe  destacar  que  el  Expediente  de  Contratación  reviste  especial  trascendencia,  toda  vez  que  constituye  un  aspecto  medular  de  la  actuación  administrativa:  la  formulación  del  mismo  determina  en  gran  medida  el  resultado  favorable...