Fases De Gestión Documental

Fase I.

Ingreso y recibo de documentos.

Conozca las actividades de la primera fase de la Gestión Documental, leyendo detenidamente la cartilla Gestión Documental de la página 8 a la 33.Identifique y analice las actividades que se efectúan en ella y responda las siguientes preguntas:

* ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentosexternos recibidos?

Para lograr un control efectivo sobre los soportes documentales externos recibidos, es necesario:

* Canalizar su recibo atreves de una sola persona u oficina. Esta persona uoficina debe poseer un total conocimiento de la estructura interna y el flujo de la información en la empresa para poder determinar quién o quienes deben encargarse de su tramitación.
* Establecer unaserie de normas y procedimientos (manual de correspondencia y archivo) los cuales deben ser conocidos y acatados por todos los empleados de la empresa.

* ¿Qué procedimiento seguiría ustedcuando la información del sobre o envío recibido es ambigua?

En este caso NO SE ABRE, se le coloca la fecha de recibido y un sello con la siguiente leyenda:
Si esta esta comunicación no es personalpor favor devuélvala para su radicación.

* Si usted fuera la persona encargada del recibo de documentos en una empresa agropecuaria ¿qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondenciaque llega? ¿para qué leería la correspondencia recibida?

* Tomar el sobre en posición de lectura
* Girarlo hacia el lado izquierdo y golpearlo, para que el contenido caiga sobre estelado.
* Volver el sobre en posición de lectura
* Con unas tijeras, cortar la franja muy angosta del lado derecho para evitar cortar parte del contenido
* Extraer con delicadeza losdocumentos de los sobres.
* Revisar que todo el contenido haya sido retirado del sobre, así se evita que por descuido, un anexo valla a parar con el sobre al basurero.

Leería la correspondencia...