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Páginas: 3 (517 palabras) Publicado: 2 de febrero de 2014
Valoración Parcial de documentos.
La valoración parcial de documentos se utiliza cuando se quieren eliminar documentos y no hay tablas de plazos de conservación aprobadas o las hay, pero nocontienen los tipos documentales que se desean eliminar.
Procedimientos para valorar parcialmente documentos
Se alistan los documentos que se desean eliminar por tipos documentales.
Deben estar ordenadosen forma alfabética y cronológica.
Llenar la solicitud de valoración parcial de documentos
La solicitud de valoración está organizado por:
Encabezamiento: Se escribe el nombre de la oficina quehace la valoración, según ubicación en la estructura orgánica y el nombre de las personas que elaboraron la lista de los tipos documentales y la solicitud.
Columnas: La solicitud consta de cincocolumnas que se llenan con:
el nombre del tipo documental
contenido
fechas extremas
cantidad
vigencia administrativa y legal
Casillas de la solicitud de valoración parcial de documentos
Tipodocumental.
Se escriben los nombres documentales de los tipos documentales que se producen y reciben en la oficina que se quieren eliminar
La correspondencia (cartas enviadas y recibidas) se anota deprimera en la lista.
En caso de que la organización así lo amerite se puede dividir en las apartes que sean necesarios: cartas enviadas, cartas internas, cartas decisorias, cartas recibidas, cartasexternas, cartas informativas.
Se incluyen los mapas, planos, fotografías, etc.,
Contenido
Se resume el contenido de cada tipo documental
La correspondencia, proyectos o tipos documentales cuyainformación es diversa, se anota el objetivo, la función o actividades de la oficina.
Fechas extremas
La fecha más antigua y la más reciente del tipo documental.
Cantidad
Cantidad de documentos ya sea porcarpetas o por metros lineales.
Vigencia administrativa y legal
Plazo de conservación que se asigna al documento para la toma de decisiones
La vigencia administrativa y legal de los documentos...
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