Fondos

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FONDO DE CAJA CHICA
La caja chica se define como la cantidad de dinero en efectivo destinada para efectuar desembolsos menores, por tal razón también se le conoce con el nombre de fondo de Caja Menor, el cual se maneja mediante el sistema de Fondo Fijo.
Si cada uno de esos pagos se tuviera que hacer con cheque, sería necesario expedir muchos cheques, por cantidades muy pequeñas, lo cualdemandaría tiempo y dinero.
Por lo tanto, con el fin de expreso de no expedir cheques por cantidades ínfimas, se establece un fondo fijo de caja chica y tales pagos se hacen con este fondo.
Definiciones
Fondo de caja chica. Pequeña cantidad de dinero en efectivo dentro de la empresa que se utiliza para afrontar una serie de pagos pequeños, los que serían muy engorrosos saldar con cheques. Es unactivo circulante
REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
Art. 1.- OBJETIVO.- El Fondo Fijo de Caja Chica, tiene como finalidad habilitar el pago en efectivo de necesidades urgentes y de valor reducido que no ameriten ser cubiertas con cheques para cancelar obligaciones legalmente exigibles, siempre que, por sus características, no tengan el carácter de previsibles.
Art. 2.- DELA APERTURA.- La apertura del Fondo Fijo de Caja Chica será solicitada para su autorización al Vicepresidente Financiero por el jefe de la unidad académica, de apoyo o servicio.
Art. 3.- LIMITE DEL FONDO.- Se establece como valor máximo del Fondo Fijo de Caja Chica la cantidad de US$ 400.
Art. 4.- DE LA CUANTIA DE LOS DESEMBOLSOS.- La cuantía máxima de cada gasto o desembolso podrá ser hasta porUS$ 50.
Art. 5.- REPORTES.- La Unidad de Adquisiciones y Suministros entregará a los responsables del manejo y custodia de los Fondos Fijos de Caja Chica, un reporte periódico de proveedores seleccionados y calificados y uno semanal que contenga la cantidad de suministros y materiales disponibles en el Almacén-Bodega General de la Institución.
Art. 6.- DE LA UTILIZACIÓN DEL FONDO.- El Fondo Fijode Caja Chica se puede utilizar exclusivamente para la adquisición, de preferencia en los proveedores calificados que dispone la ESPOL, de suministros, materiales, útiles de aseo, y otros pagos de bienes y servicios que no tienen el carácter de previsibles, que no pueden pagarse regularmente con cheques, que por su naturaleza no se pueden mantener en stock y en caso de que se haya agotado suexistencia en el Almacén – Bodega General.
Art. 7.- PROHIBICIONES.- Se prohíbe utilizar el Fondo Fijo de Caja Chica para el pago personal de salarios, anticipo de viáticos y subsistencias, gastos sociales que no tengan carácter de previsibles, o urgentes y, en general, todos aquellos que no sean típicos de una unidad académica, técnica o administrativa.
Los valores utilizados en forma contraria a laque precede serán objeto de reintegro por parte de la persona encargada de la custodia del Fondo.
Art. 8.- DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO.- La solicitud de reposición del Fondo será presentada al Vicepresidente Financiero en la ventanilla del Departamento de Recepción de Documentos de la Unidad de Operación Financiera, hasta los 20 días de cada mes, parcial o totalmente, y cualquiera sea el valorgastado, conforme al "Instructivo Tributario para Administradores de Fondos Internos" emitido por el Departamento de Contabilidad de esa Unidad.
Las facturas por compras deberán ser presentadas para su registro contable en forma inmediata a su adquisición, debido a que el plazo para la declaración de las obligaciones tributarias ante el SRI se debe realizar al mes siguiente de la operación gravada.De incumplir con esta disposición el SRI no devolverá el IVA, por lo tanto este valor será descontado a los custodios correspondientes.
Art. 9.- DE LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO.- Todo Fondo de Caja Chica debe ser liquidado hasta el 20 de diciembre de cada año, para efectuar el cierre de los Estados Financieros anuales. De existir un saldo se depositará en la Tesorería de la ESPOL.
Art. 10.- DE...
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