Formas Administracion

5. Control de Formas
5.1. Clasificación de las formas:
Después de contar con todas las formas de la institución, se procede a clasificarlas. Dicha clasificación puede ser conforme a alguno de los siguientes criterios:
Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquierposibilidad de combinación o eliminación.
Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad


5.2. Elaboración del Catálogo de Formas
Siendo éste un conjunto de documentos, deberá mostrar todo lo que se pueda saber acerca de una forma, para lo cual será necesario que contenga la siguiente información:
 Clasificación. Será la seleccionada en elpunto anterior, para facilitar la localización de las formas en el catálogo.

 Objetivo de la misma. Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un procedimiento.

 Cambios experimentados. Este se incluye con el fin de poder establecer comparaciones de modelos y saber objetivamente cuáles fueron los cambios.

 Modelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma seaautorizada por la máxima autoridad.

5.3. Control sobre creación de formas
Las áreas de Sistemas y Procedimientos (O y M), deben velar por que las dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos.
Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que intervienen, pudiendo estar dichos procedimientossujetos a estudio.
5.4. Control de Formas en Almacén
Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacén son:
 Dar pronta atención a las requisiciones.

 Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente.

 Establecer máximos y mínimos de existencia en el uso de las formas.

 Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difíciles de conseguir.

Preguntasde apoyo para el análisis, diseño y control de formas
Para el análisis de las formas resulta necesario basarse en preguntas uniformes, que nos ayuden a realizarlo de una manera ordenada, sin omitirse aspectos que puedan ser de trascendencia.
A continuación se tiene un listado de preguntas algunas de las cuales convergen en los mismos aspecto
Control de trabajo
Cuando hablamos de control comofactor de riesgo diferenciamos dos subdimensiones: las oportunidades que el trabajo ofrece para aplicar y desarrollar habilidades y conocimientos (trabajos creativos y variados) y la influencia o capacidad de decisión sobre las propias tareas y sobre las de la unidad o departamento. El "control" sobre el trabajo representa un aspecto positivo de éste, y su ausencia o defecto es un factor de riesgo.En este sentido es también importante el nivel de influencia sobre todas las condiciones de trabajo (ordenación de la jornada, movilidad entre funciones, entre departamentos....) así como el sentido del trabajo (o implicación con su contenido).

Influencia: La influencia en el trabajo es tener margen de decisión, de autonomía, respecto al contenido y las condiciones de trabajo (orden, métodos autilizar, tareas a realizar, cantidad de trabajo…).
Posibilidades de desarrollo en el trabajo: Se evalúa si el trabajo es fuente de oportunidades de desarrollo de las habilidades y conocimientos de cada persona. La realización de un trabajo debe permitir la adquisición de las habilidades suficientes -pocas o muchas- para realizar las tareas asignadas, aplicar esas habilidades y conocimientos ymejorarlos. Se puede realizar un trabajo creativo, o por el contrario, el trabajo puede ser rutinario, repetitivo y monótono y no representar ningún tipo de aprendizaje ni crecimiento.
Control sobre los tiempos de trabajo: En el trabajo ejercemos un determinado poder de decisión sobre nuestros tiempos de trabajo y de descanso (pausas, fiestas, vacaciones…). El control sobre los tiempos de trabajo...