formato minutas



MINUTA DE REUNIONES
Primer Semestre 2008.
Cursos De Proyecto CISPI

CISPI




OBJETIVOS

Desarrollar el aprendizaje de tomar notas de una reunión para hacer un informe de ésta(minuta), y dejar un registro de los acuerdo y compromisos que se adquieren para llevar un adecuado control del trabajo del equipo.

Minuta: Es el documento usado para registrar lo acontecido en unaReunión.

NECESIDAD DE UNA MINUTA

En una reunión pueden darse, entre otras, algunas de las siguientes situaciones:
Alguien entrega información importante para el conocimiento de los demás
Alguiensolicita o demanda algo.
Alguien establece una promesa o asume un compromiso.
Se toman decisiones respecto de algún curso de acción.

Pero si no se deja registro de lo que fue la reunión podríanpresentarse algunas de las siguientes situaciones:
Alguien olvidó o mal entendió la información dada y declara no conocerla.
Alguien no cumplió con lo prometido y declara que él nunca aceptó dichapromesa o que esta era otra o que los plazos eran distintos.
Se olvidan las decisiones tomadas y se vuelve a discutir sobre lo mismo con pérdida de tiempo.

Las situaciones descritas pueden generarroces entre los integrantes del equipo y podrían producirse pérdidas de confianza que lleven a conflictos internos. Para evitar esto, es conveniente hacer una minuta de cada reunión.INFORMACIONES QUE DEBE CONTENER UNA MINUTA
Para confeccionar el acta de una reunión en forma completa y correcta, ella debería contener la siguiente información:

Encabezamiento
Fecha, Hora de Inicio y Horade Término de la Reunión.
Personas presentes en la reunión
Personas ausentes
Objetivo de la Reunión
Tópicos o temas a tratar en la reunión
Discusión
Compromisos adquiridos por los distintosparticipantes y fechas de cumplimiento
Acciones a tomar
Persona (as) responsable (es)
Firma de la persona que tomó apuntes o acta de la reunión. Minuta de Reunión

Pero a menudo, basta con tomar,...