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I. IDENTIFICACIÓN |
Denominación del empleo: | Asistente Administrativo |
Ubicación del empleo | Principal |
Nivel Jerárquico | Misional |
Código Empleo | OPR 1221 |
Grado ED | No. de cargos 6 |
Cargo del Jefe Inmediato | Funcionario Autorizado en compras y contratación |
Proceso al que aporta | Misional |
Área | Compras y contratación |Personal a cargo | SI _x_ NO___ |
II. REQUISITOS DE ESTUDIO |
Título de formación universitaria; título de formación Técnica o Tecnológica en áreas Administrativas. |
III. REQUISITOS DE EXPERIENCIA |
Dos (2) años de experiencia profesional progresiva de carácter operativo en funciones de ejecución y tramitación en procesos administrativos. |
IV. EQUIVALENCIAS |
Técnico superior enadministración y finanzas, Técnico superior en secretariado, Técnico en Gestión Administrativa, Asistente administrativo. |
V. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO |
Contabilizar los recursos de operación, inversión y financiación de acuerdo con las normas y políticas organizacionales.Coordinan e implementan procedimientos administrativos, establecen prioridades de trabajo y coordinan actividadesde adquisición de servicios administrativos como espacio, suministros y servicios de seguridad. Están empleados por el sector público o privado. |
VI. COMPETENCIAS LABORALES |
FUNCIONES ESENCIALES |
Coordinar y velar por procesos administrativos de la oficina, revisar, evaluar e implementar nuevos procedimientos.Establecer prioridades de trabajo, delegar trabajo en personal de apoyo ygarantizar que los plazos y trámites se cumplan.Participar en la elaboración del presupuesto operativo, mantener archivos de control de presupuesto e inventario.Planear y coordinar servicios para la oficina, como distribución de espacios, equipos, suministros, disposición de bienes, parqueaderos y servicios de mantenimiento y seguridad.Preparar agendas de trabajo.Recopilar información y prepararperiódicamente informes y correspondencia.Coordinar los viajes de diferentes personas (Técnicos y gerentes).Acordar términos de negociación con los proveedores y clientes según objetivos y estrategias establecidas por la organización.Determinar las formas de pago según acuerdos de negociación, normas cambiarias y financieras. |


CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES |
1. Las labores de apoyo a la gestiónadministrativa contribuyen eficazmente a la ejecución de los Planes Estratégico y de Acción de la entidad.2. La revisión, actualización, clasificación, control de documentos, datos y elementos responden a las normas y procedimientos establecidos en la institución.3. Los procedimientos ejecutados corresponden a los específicos de la Unidad asignada garantizando su adecuado funcionamiento.4. Laatención y orientación que se brinda a los usuarios internos y externos es oportuna, eficaz, diligente y respetuosa. |
CRITERIOS DE DESEMPEÑO |
Recopilar la información Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras. Dé acuerdo con la normatividad y los procedimientos organizacionales.Organizar y clasificar la información de acuerdo consu naturaleza, normatividad vigente y políticas organizacionales.Realizar el trabajo de acuerdo con principios éticos y normas organizacionales.Entregar oportunamente la información solicitada de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. y de acuerdo con las necesidades de los usuarios y la normatividad vigente. |
CONOCIMIENTOS ESENCIALES,APTITUDES Y HABILIDADES |
Normas vigentes y políticas organizacionales.Herramientas informáticas relacionadas con el registro de información.Buen manejo en los métodos de oficina.Redacción, ortografía y sintaxis.Elaboración de documentos mercantiles en el área de su competencia.Entorno económico nacional e internacional.Reglamento interno, principios corporativos, valores éticos.Conocimientos de...