formato retención documental

TALLER #6

1. QUE SIGNIFACAN LAS SIGLAS TRD
Tablas de Retención Documental

2. QUE SON LAS TRD
Son un listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asignaun tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

3. DIGA LA IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información
Contribuyen a la racionalización de la produccióndocumental
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellas estipuladosGarantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivos
Sirven de apoyo para racionalizar losprocesos administrativos

4. MENCIONE LOS PASOS METODOLOGICOS DE LA ELABORACION DE LAS TRD
Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales
Análisis de la informaciónrecolectada
Elaboración y representación de las tablas de retención

5. QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL
Es el conjunto de UNIDADES DOCUMENTALES de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidadadministrativa en cumplimiento de sus funciones.

6. QUE ES UNA UNIDAD DOCUMENTAL
Es una unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

7. CUANDO UNA UNIDADDOCUMENTAL ESTA CONSTITUIDA POR UN SOLO DOCUMENTO SE DICE QUE ES:
a) Completa
b) Eficiente
c) Homogénea
d) Simple
R//: Simple


8. CUANDO UNA UNIDAD DOCUMENTAL ESTA CONSTITUIDA POR VARIOSDOCUMENTOS FORMANDO UN EXPEDIENTE SE DICE QUE ES:
a) Pieza documental
b) Simple
c) Compleja
d) Eficiente
R//: Compleja

9. MENCIONE LOS TRES PASOS PARA LA ELABORACION DE LAS TRD
1.Diligenciamiento del formato TRD
2. Presentación de las TRD al comité de archivo
3. Aprobación de TRD por instancia SNA

10. DEFINA LOS SIGUIENTES TERMINOS
MANUAL DE NORMAS: Instrumento resultante de las...