Fuentes de informacion en relacion a su ubicacion:

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FUENTES DE INFORMACION EN RELACION A SU UBICACION:
Sistema centralizado o descentralizado:
La centralización de la información permite una mayor capacidad de tratamiento y utilización de la información, por lo tanto una mejor administración de los Recursos Humanos y materiales conque cuenta la unidad administrativa. Si la organización es de cierta envergadura, la complejidad en elfuncionamiento del sistema, puede ocasionar demoras en la entrega de la información, lo que le resta utilidad a la misma.
La descentralización tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la oportunidad de la información, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una información en forma autónoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y almacena la información en las distintasunidades administrativas lo que incide en los costos de un sistema de información. Esto se debe a que cada unidad tiende a fotocopiar lo que se hizo en otra oficina, multiplicando la información y los materiales utilizados.
Centralización y descentralización de la oficina o Unidad de Administración Documental.
Se puede hablar de centralización física o funcional. Es física cuando el trabajo deoficina se realiza en un solo lugar , y es funcional cuando las actividades tienen lugar en la oficina de origen y la planificación, la coordinación y el control dependen de un departamento administrativo o de un director.
Se habla de descentralización cuando cada unidad o departamento administrativo realiza sus actividades en forma independiente no existiendo la planificación ni la coordinación anivel general de la empresa.
Lo importante es adoptar un sistema de administración de documentos en base a la estructura orgánica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una estructura orgánica y a las características o necesidades de cada empresa o institución.
Desde el punto de vista empresarial la descentralización, tiene como objetivo el control porque es un medio quepermite mantener a los funcionarios responsables cerca de las tareas operativas , posibilitando la aceleración de toma de decisiones, simplificando la comunicación, reduciendo a un mínimo los trámites y en definitiva permitiendo dirigir a los responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y también responsabilidades.
Unidad de Administración documental en el Area pública.Antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada y salida, o registro trámite y archivo.
Actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organización.
Objetivos de la Unidad de Administración documental.
Es unsistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:
1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
1. Recepción y Orientación.
2. Registro y Distribución.
3. Archivo.
El niveljerárquico de la Unidad de Administración Documental va a estar dado de acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: División y departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de 100 documentos diarios. También puede dividirse en secciones y áreasde trabajo o ser pequeñas unidades, por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una persona. Esta estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado.
La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos por...
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