Funciones del comité organizador de congresos y convenciones

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Funciones del Comité Organizador de Congresos y Convenciones
Ya mencionamos que un comité tiene la característica esencial de tratar en grupo una actividad específica y, en este caso, el comité organizador ofrece las siguientes ventajas:
• Deliberación y juicio del grupo. Evitar el autoritarismo. Representación de grupos interesados. Coordinación de planes y políticas. Facilidad para transmitirla información. Consolidación y autoridad. Motivación a través de la participación para facilitar la toma de decisiones.
Es preciso aclarar que estas ventajas pueden desvirtuarse si los elementos que integran el comité tienen intereses diferentes y/o el perfil profesional no es apto para el puesto que desempeñan. Por lo que es recomendable contar con asesores especializados o que tengan lasuficiente experiencia en eventos de congresos y convenciones. A continuación se ejemplifica la estructura orgánica de un comité organizador de este tipo de evento.
El comité organizador se divide en los siguientes comités:
1. Coordinador general. Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a través del cual organizará, planeará y supervisará todas lasactividades para realizar un evento.
2. Comité de Finanzas. Responsable del aspecto económico, ya que determina cuánto y cómo debe gastarse, sin perder de vista las siguientes consideraciones:
• Qué fondos tiene a su disposición.
• Qué gastos son más prioritarios que otros, para su respectiva canalización.
• Si es posible o no realizar el evento con los recursos disponibles.
Este últimopunto lo determinan los gastos que se han de realizar en:
• Viajes (por avión, tren, barco, autobús, taxi, etc.,)
• Alojamiento.
• Alimentos y bebidas (servicio de café)
• Locales para la conferencia y facilidades (decoración, montajes, accesorios y equipo).

• Prestadores de servicios adicionales (secretarias, edecanes, personal técnico, personal de intendencia,gratificaciones, etc.)
• Propinas, oradores, intérpretes y traductores, personal del comité organizador (horas extras)
• Material de oficina, medios de comunicación (correo, teléfono, telégrafo, scanner, mails, etc.)
• Imprenta y publicaciones.
• Actividades sociales, cortesías, gastos varios.
Para determinar los gastos prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe conocer o planearpreviamente el costo de productos y servicios, la política sobre la aceptación de cheques y reembolsos así como establecer las fechas de pago y los responsables de efectuar dicho pago.

3. Comité de Programa Técnico. Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.
Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención? Contestado lo anterior sedefinen los temas o asuntos a tratar y como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema o sesión. Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los recursos necesarios los cuales se dividen en humanos y materiales.
Recursos humanos. Estos se refieren a las personas que participarán en el evento,como son: oradores, delegados, intérpretes, traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.
Recursos materiales. Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables, como son: computadoras, proyectores, papelería, micrófonos, invitaciones, montajes, pantallas, equipo de traducción, etc.
A continuación se dan algunas recomendaciones que se deben tomar en cuenta para detallar laagenda:
 Preparación de invitaciones.
 Envío de invitaciones con el tiempo necesario de anticipación.
 Organización de un banco de información o fichero en orden alfabético que contenga los siguientes datos: nombre, dirección, fecha de invitación, detalle de documentos remitidos, rol o papel del participante, asunto a tratar, reservación de viajes, reservación de hotel, forma de pago.
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