Fundamentos legales para la destrucción de doctos

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FUNDAMENTOS LEGALES DE CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

Código de Comercio. (Fundamento de la Regla General de Conservación).

Artículo 49.- Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que dennacimiento a derechos y obligaciones.
Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta.

La Secretaría de Comercio y Fomento Industrial emitirá la Norma OficialMexicana que establezca los requisitos que deberán observarse para la conservación de mensajes de datos.

Artículo 50.- Los tribunales pueden decretar de oficio, o a instancia de parte legítima, que se presenten en juicio las cartas que tengan relación con el asunto del litigio, así como que se compulsen de las respectivas copias las que se hayan escrito por los litigantes, fijándose de antemano, conprecisión, por la parte que las solicite, las que hayan de ser copiadas o reproducidas.

Circular Única de Bancos.

Sección Segunda
De la conservación de documentos

Artículo 301.- Las Instituciones sólo estarán obligadas a conservar el original de los libros, registros y documentación, relativos a sus operaciones activas, pasivas y de servicios, así como aquélla relacionada con sucontabilidad, no obstante haber utilizado la Microfilmación, Grabación o cualquier otro medio autorizado para tal efecto por la Comisión, en los casos de excepción expresa a lo previsto por el Artículo 100 de la Ley, que la legislación federal o la propia Comisión mediante disposiciones de carácter general determinen, y por el plazo que, en su caso, las mismas señalen.

Las Instituciones no podrándestruir, aun cuando se hubieren Microfilmado o Grabado, los originales de los documentos públicos relativos a su contabilidad, la escritura constitutiva y sus modificaciones, las actas de asambleas generales de accionistas, sesiones de Consejo, y sus comités, las actas de emisión de valores, los estados financieros, la documentación de apoyo a dichos estados financieros, el dictamen del auditorexterno, así como la que ampare la propiedad de bienes propios o de terceros cuyo original se encuentre bajo su custodia. En todo caso, dicha información deberá conservarse durante los plazos que establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables.

Asimismo, tampoco podrán destruirse los documentos de valor histórico que, en su caso, correspondan a la Institución o queaquélla mantenga en custodia.

Artículo 302.- Las Instituciones estarán obligadas a conservar los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de Microfilmación, así como la primera copia que se obtenga de los discos ópticos o magnéticos con imágenes digitalizadas, de todos aquellos libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas, durante los plazos que, para laconservación de la contabilidad y correspondencia, establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables.

Asimismo, deberán contar con el conjunto de programas (hardware y software), procedimientos y datos del sistema que permitan conocer el contenido de los discos ópticos o magnéticos a que se refiere el párrafo anterior y, en su caso, los que se requieran en tratándose deprocesos de Microfilmación.

Artículo 303.- Los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de Microfilmación y la primera copia que se obtenga de los discos ópticos o magnéticos con imágenes digitalizadas, de los libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas, así como las impresiones logradas con base en esa tecnología, debidamente certificadas por personal autorizado...
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